Tự Học Excel: Bài 19 Toàn Bộ Về In Ấn (18 Thủ Thuật)

Video hướng dẫn

Tạo Nút Print Preview And Print

Bạn có thể tải file thực hành tại đây.

Thủ thuật đầu tiên chúng ta sẽ tìm hiểu cách để tạo nút Print Preview and Print tương tự như Redo hoặc Undo bằng cách chọn vào mũi tên tam giác (Customize Quick Access Toolbar) trên cùng và lựa chọn Print Preview and Print, ngay lập tức sẽ xuất hiện Print Preview and Print hoặc phím tắt Ctrl + phím P để truy cập.

Chọn Máy In

Sang thủ thuật số hai là chọn máy in, đầu tiên ấn Ctrl + P để truy cập Print Preview and Print, tại Printer Excel sẽ liệt kê các loại máy in bạn có thể sử dụng, ví dụ mình sẽ chọn máy in là Foxit Reader PDF Printer tức là Excel sẽ lưu file hiện tại ra file PDF.

Sau khi chọn Print Excel sẽ bắt bạn đặt tên cho file PDF vừa in hãy đặt tên như bình thường nhé, đây là một cách rất hay để cho các bạn lưu file dưới dạng PDF nhanh chóng.

In 1 Sheet, 1 File Hoặc 1 Vùng Được Chọn

Đến với thủ thuật số 3 nếu bạn muốn tùy chỉnh chỉ in các khu vực cần thiết như 1 sheet, 1 file hoặc 1 vùng nhất định. Đầu tiên ấn Ctrl + P để truy cập Print Preview and Print hoặc chọn nút Print Preview And Print vừa tạo. Tại mục Settings để in ra sheet hiện tại chọn Print Active Sheets, để in toàn bộ file Excel chọn vào Print Entire Workbook, muốn in 1 vùng nhất định bạn chỉ cần tô đen vùng đó trước khi vào Print Preview and Print vào chọn vào Print Selection.

In 1 Số Trang Nhất Định

Tại cửa sổ Print Preview and Print phần Settings mục Pages bạn có thể tùy chọn số trang mình muốn in khi đã chọn vào Print Entire Workbook trước đó, ví dụ 1 to 10 là in từ trang 1 đến trang 10 hoặc 7 to 7 là chỉ in trang 7.

Chọn Chiều Ngang Hoặc Dọc Khi In

Để tùy chỉnh khi in là chiều dọc hoặc chiều ngang bạn ấn Ctrl + P để vào Print Preview and Print sau đó chọn vào Portrait Orientation để in chiều dọc, Landscape Orientation để in chiều ngang. In dọc hay in ngang tùy thuộc vào dữ liệu được bố trí như thế nào mà bạn hãy lựa chọn kiểu in phù hợp trước khi in để tiết kiệm giấy và trông đẹp hơn nhé.

Hiển Thị Lề Trang In (Show Margins)

Sang thủ thuật số 6 bạn có thể hiển thị lề trang in tại cửa sổ Print Preview and Print (Ctrl + P) bằng cách chọn vào Show Margins. Lúc này bạn có thể kéo thả các lề của trạng, công cụ này có tác dụng là tiết kiệm trang in khi bạn có thể điều chỉnh lề của trang dành cho các dữ liệu dài.

Thay Đổi Kích Thước Từ Inches Về Centimet

Thủ thuật thứ 7 là thay đổi đơn vị kích thước từ inches về centimet, trong office mặc định các đơn vị tính toán hay căn chỉnh đều là inches, nếu muốn thay đổi về centimet bạn vào thẻ File, chọn Options.

Ở cửa sổ Excel Options chọn vào Advanced sau đó bạn cuộn chuột xuống phần Display, tại mục Ruler units bạn sẽ thay đổi đơn vị về Centimet nhé (tham khảo hình nếu chưa rõ).

Thay Đổi Lề Trang In

Đến với thủ thuật số 8 chính là thay đổi lề trang in, bạn hoàn toàn có thể thay đổi lề của trang bằng cách chọn vào Page Layout, chọn Margins, chọn Custom Margins.

Lúc này sẽ hiện ra cửa sổ Page setup bạn hoàn toàn có thể thay đổi lề của trang với đơn vị là centimet, sao cho phù hợp với dữ liệu và tiêu chuẩn của mỗi trường học, công ty.

Tự Căn Chỉnh Vào 1 Trang In

Khi một trang chứa quá nhiều dữ liệu Excel sẽ tách chúng ra thành những trang riêng điều này vô tình làm cho chúng ta in bị thiếu đi các phần quan trọng, để có thể tự căn chỉnh vào 1 trang in trước hết bạn vào cửa sổ Print Preview and Print (Ctrl + P), tại mục Settings chọn Fit Sheet On One Page.

In Giữa Trang Giấy

Sang thủ thuật số 10 là in giữa trang giấy, tại cửa sổ Print Preview and Print (Ctrl + P) nếu muốn in giữa trang giấy bạn chọn vào Page setup, tại cửa sổ Page setup bạn chọn vào thẻ Margins và tích chọn vào Vertically lúc này dữ liệu sẽ được căn vào giữa của trang, hoàn tất chọn vào OK nhé.

Tạo Header Và Footer Khi In

Để tạo Header và Footer khi in bạn vào cửa sổ Print Preview and Print (Ctrl + P), chọn Page setup, tại cửa sổ Page setup vào thẻ Header và Footer sau đó chọn Custom Header.

Tại cửa sổ Header bạn sẽ nhập vào Header muốn thêm tại các vị trí bên trái, ở giữa hoặc bên phải để thêm vào đầu trang (ví dụ mình thêm header tin học sao việt vào bên trái)

Kế tiếp chọn vào Custom Footer như đã hướng dẫn ở trên, tại cửa sổ Footer mình sẽ thêm số trang sau khi in bằng cách chọn vào Insert Page Number.

Page Break Preview

Đến với thủ thuật số 12 là Page Break Preview, giả sử mình có một sheet bao gồm vùng dữ liệu và biểu đồ, để có thể tách vùng dữ liệu thành một trang riêng và biểu đồ thành một trang riêng bạn vào thẻ View chọn Page Break Preview.

Kế tiếp bạn sẽ giới hạn các trang khi in bằng cách kéo các đường nét đứt và nét liền (tham khảo hai hình dưới)

Hình dưới là kết quả sau khi bạn đã tách vùng dữ liệu và biểu đồ thành hai trang riêng sau khi in, bạn có thể kiểm tra bằng cách vào cửa sổ Print Preview and Print (Ctrl + P).

Bỏ Line Page Break

Thủ thuật số 13 là bỏ Line Page Break sau khi bạn đã vào cửa sổ của Print Preview and Print (Ctrl + P) thì tại các sheet sẽ xuất hiện một đường nét đứt.

Nó vẫn sẽ tồn tại ngay cả khi bạn bật tắt Excel đôi khi lại sẽ mang lại cảm giác khó chịu cho người sử dụng. Để loại bỏ đường này bạn vào thẻ File chọn vào Options (xem lại thủ thuật 7 nếu chưa rõ nhé), tại cửa sổ Excel Options bạn chọn vào Advanced sau đó cuộn chuột xuống phần Display options for this worksheet và bỏ chọn Show page breaks.

In Grid Line

Để in được các đường lưới (Gridline) trong Excel bạn sẽ vào thẻ Page Layout và tích chọn vào mục Print tại phần Gridlines.

Lúc này tại cửa sổ Print bạn đã có thể thấy là có thể in được các đường lưới (Gridline)

Cố Định Tiêu Đề Trang In

Thủ thuật số 15 là cố định tiêu đề trang in dành cho các vùng dữ liệu khổng lồ, lúc này khi in phần tiêu đề sẽ chỉ xuất hiện tại trang đầu tiên sang các trang tiếp theo sẽ chỉ là các dữ liệu mà không có bất kỳ tiêu đề hay ghi chú nào. Để cố định tiêu đề cho các trang còn lại bạn vào Page Layout chọn Print Titles, tại cửa sổ Page setup phần Rows to repeat at top bạn chọn vào tiêu đề muốn thêm vào.

Tạo Vùng In Ấn

Thủ thuật số 16 là tạo vùng in ấn, giả sử mình chỉ muốn in một số dòng nhất định trên sheet thì bạn tô đen toàn bộ các dòng cần in, sau đó vào thẻ Page Layout chọn Print Area, chọn tiếp Set Print Area.

Chèn Ngắt Trang

Thủ thuật số 17 là chèn ngắt trang tác dụng tương tự như Page Break Preview là in hai vùng dữ liệu trong sheet thành hai trang riêng. Cách làm là chọn vào hàng nằm giữa hai vùng dữ liệu sau đó vào thẻ Page Layout, chọn vào Breaks, chọn tiếp Insert Page Break (kiểm tra xem đã ngắt chưa ở Print nhé).

Bỏ Vùng In Ấn

Thủ thuật cuối cùng là bỏ chọn vùng in ấn đã được set ở Print Area (xem lại thủ thuật 16) bằng cách vào thẻ Page Layout chọn Print Area, chọn tiếp Clear Print Area.

Như vậy mình đã hướng dẫn các bạn toàn bộ 18 thủ thuật về in ấn trong Excel, đây là những kinh nghiệm mình đúc kết trong quá trình học tập và làm việc. Nếu bạn đang muốn học Excel một cách chuyên nghiệp và miễn phí hãy tìm kiếm các bài học trên website này nhé.