Excel Nâng Cao - Tách Dữ Liệu Trong Excel
Trong bài viết thuộc chuỗi Excel nâng cao ngày hôm nay. Mình sẽ giới thiệu đến các bạn cách để tách dữ liệu trong Excel kết hợp sử dụng nhiều hàm khác nhau. Cách làm này đặc biệt hiệu quả hơn khi những cách làm thông thường không thể thực hiện được. Để làm rõ hơn về thủ thuật thú vị này, hãy cùng mình tìm hiểu thông qua ví dụ tách điểm số nhé.
Hướng dẫn từng bước tách dữ liệu
Bạn có thể tải file thực hành tại đây.
Trước tiên, để tiện cho việc theo dõi cũng như sử dụng trong các hàm tính toán thì chúng ta sẽ lấy tên các môn học ra trước và ghi vào các ô theo từng cột. Các bạn lưu ý tốt nhất là nên sao chép tên môn học ở trong bảng dữ liệu rồi dán vào ô bởi vì trong một số trường hợp mặc dù dữ liệu ta tự nhập có nội dung hoàn toàn giống với trong bảng dữ liệu nhưng hệ thống vẫn không ghi nhận.
Bước tiếp theo chúng ta sẽ lấy vị trí bắt đầu của tên môn học. Để làm điều này chúng ta sẽ sử dụng hàm FIND có sẵn trong Excel. Trong hàm này chúng ta sẽ truyền vào hai tham số bao gồm ô chứa tên môn học và ô chứa dữ liệu các môn học. Các bạn lưu ý sau khi chọn ô chứa tên môn học (B1) phải ấn nút F4 2 lần và khi chọn ô chứa dữ liệu các môn học (A2) phải ấn F4 3 lần để cố định 2 ô này. Hàm hiện tại: =FIND(B$1,$A2)
Theo như quan sát, trong bảng dữ liệu của chúng ta không phải ô nào cũng bao gồm đủ 11 môn học. Vậy nên nếu ta sử dụng hàm ở phía trên cho tất cả các ô thì có một số trường hợp sẽ xảy ra lỗi. Để khắc phục vấn đề này chúng ta sử dụng hàm IFERROR đằng trước để kiểm soát giá trị trả về sẽ là một chuỗi rỗng nếu không tìm ra môn học. Hàm lúc này sẽ là: =IFERROR(FIND(B$1,$A2),"").
Sau khi đã đặt điều kiện kiểm tra thêm các trường hợp không có dữ liệu. Việc tiếp theo chúng ta cần làm đó là lấy vị trí bắt đầu của điểm. Chúng ta phân tích như sau: Vị trí bắt đầu tên môn học chúng ta đã lấy được, vậy từ vị trí đó đến vị trí bắt đầu của điểm sẽ có độ dài sẽ bằng độ dài tên môn học cộng thêm với 2 (bởi vì sau tên môn học sẽ là một dấu hai chấm và một khoảng trắng). Vậy nên, hàm của chúng ta lúc này sẽ là: =IFERROR(FIND(B$1,$A2)+LEN(B$1)+2,""). Các bạn lưu ý khi chọn ô B1 phải ấn F4 2 lần để cố định nhé.
Để lấy điểm của các môn học chúng ta sẽ kết hợp sử dụng thêm hàm MID. Hàm này có tác dụng trả về một đoạn văn bản tính từ một vị trí trong dữ liệu của chúng ta và độ dài đoạn văn bản là do chúng ta nhập vào. Trong ví dụ ở bài này, tham số đầu tiên truyền vào hàm MID chính là ô chứa dữ liệu điểm (các bạn nhớ chọn xong ô này rồi ấn F4 3 lần để cố định nhé), tham số thứ hai chính là vị trí bắt đầu điểm mà ta đã tính toán được trước đó và tham số cuối cùng là 4 (vì định dạng điểm trong vùng dữ liệu của chúng ta bao gồm 4 kí tự). Đến lúc này thì các bạn đã hoàn thành việc tách dữ liệu trong Excel như yêu cầu ban đầu. Hàm hiện tại sẽ là: =IFERROR(MID($A2,FIND(B$1,$A2)+LEN(B$1)+2,4),"").
Hiện tại, điểm chúng ta vừa lấy ra từ bảng dữ liệu sẽ được hiển thị ở dạng văn bản. Trong trường hợp các bạn cần sử dụng điểm các môn để tính toán tiếp thì chúng ta sẽ nhân kết quả trả về với 1. Hàm lúc này sẽ là: =IFERROR(MID($A2,FIND(B$1,$A2)+LEN(B$1)+2,4)*1,""). Lúc này kết quả trả về sẽ là điểm ở dạng số. Chúc các bạn thực hành tốt!
Video hướng dẫn
CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY
