Cách Theo Dõi Và Kiểm Tra Văn Bản Word Đơn Giản Bằng Track Changes

Các bạn sẽ được tìm hiểu các đặc điểm - chức năng tiêu biểu của tính năng Track Changes sau đây:

Cách bật/tắt Track Changes, theo dõi/kiểm tra các thao tác với văn bản

Để bật cũng như tắt tính năng này, các bạn lựa chọn 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Vào menu Review, các bạn click trái chuột chọn Track Changes như hình dưới, để tắt các bạn click trái chuột thêm 1 lần nữa vào biểu tượng này.

Cách 2: Các bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+E để bật chế độ Track Changes lên, để tắt các bạn nhấn lại tổ hợp phím này thêm 1 lần nữa.

Để theo dõi và kiểm tra văn bản các bạn thực hiện như sau:

Giả sử lúc đầu chúng ta có 3 đoạn văn bản như hình dưới, các bạn gõ vào văn bản trống cụm =rand() để Word xuất ra màn hình các đoạn văn bản ngẫu nhiên:

Kế đến các hãy thử xoá đi 1 câu hay 1 đoạn nào đó, bôi đen, thay đổi font,... chẳng hạn. Các thao tác này không làm văn bản mất đi do xoá, nó chỉ được đánh dấu lại bởi người đã thao tác với đoạn văn đó như hình sau:

Để hiển thị cũng như che đi phần Markup Area bên phải có tên tác giả thao tác, các bạn chỉ cần click trái chuột 1 lần vào thanh dọc như hình bên dưới để thu gọn và làm lại thao tác để hiện thị nó lên:

Công cụ này rất hữu dụng để theo dõi văn bản mà trong đó có nhiều người tham gia cùng chỉnh sửa lại nội dung và định đạng văn bản, hoặc cũng để 1 cá nhân nào đó rà soát lại mình đã thực hiện các lệnh sửa đổi gì với văn bản có phương án xử lý kịp thời nếu có lỗi.

Ngoài ra các bạn cũng cần chú ý các lệnh sau đây:

+) All Markup để hiển thị tất cả các đánh dấu và các chú thích ở khung Markup Area bên phải, No Markup không hiện các đánh dấu và chú thích đánh dấu, Original giữ nguyên trạng thái hình thức bên ngoài đối với các thao tác thực hiện, Simple Markup chỉ hiện thị thao tác được đánh dấu lại không có chú thích ai đã làm.

+) Trong mục con Show Markup, các bạn có thể bật/tắt hiển thị các Markup(đánh dấu) như Comments(Các nhận xét), Insertions and Deletions(Các thao tác chèn và xoá), Formattings(Các hình thức định dạng), Specific People(cho phép hiển thị đánh dấu của 1 hoặc nhiều người), Balloons(Tuỳ chỉnh cách hiển thị của Markup Area - bên phải văn bản).

+) Reviewing Pane hiển thị khung đánh giá theo hình thức ngang(bên dưới văn bản) hoặc dọc(bên trái văn bản).

+) Trong mục Changes bên phải mục Tracking, các bạn có thể chấp nhận hoặc xoá các thao tác của người khác đối với văn bản bằng các lệnh con trong Accept(chấp nhận) và Reject(loại bỏ).

Cách sử dụng Track Changes Options điều chỉnh cách theo dõi/kiểm tra văn bản

Ngoài các lênh hiện ra ngoài sẵn của mục Tracking trong menu Review, các ban có thể mở hộp thoại Track Changes Options để sử dụng. Để mở các bạn click chọn dấu mũi tên góc bên phải phía dưới tiêu đề Tracking để mở hộp lên.

Các bạn cần chú ý các lệnh sau:

• Comments: Nổi bật Ý kiến ​​bạn hoặc các tác giả khác chèn vào tài liệu.
• Ink: Nổi bật thay đổi chú thích mực.
• Insertions and Deletions: Điểm nổi bật được chèn và xóa thay đổi văn bản.
• Formattings: Nổi bật thay đổi trong định dạng, chẳng hạn như thay đổi phông chữ, in đậm hoặc in nghiêng hoặc thay đổi thụt lề.
• Highlight Updates: Thường bị vô hiệu hóa trên các phiên bản độc lập của văn phòng.
• Other Authors: Thay đổi được thực hiện bởi những người khác trên tài liệu. Thường bị vô hiệu hóa khi không chia sẻ.
• Pictures By Comments: Bật hình thu nhỏ hoặc chữ cái đầu của người thực hiện thay đổi bật hoặc tắt.
• Balloons in All Markup view show: Chọn hiển thị bóng bay với tên của tác giả về các thay đổi cho Sửa đổi, Nhận xét và Định dạng hoặc tắt chúng.
• Reviewing Pane: Hiển thị danh sách các thay đổi mà bạn có thể nhanh chóng quét và chuyển sang các thay đổi từ đó. Bạn có thể chọn hiển thị theo chiều dọc dọc theo mặt của tài liệu hoặc theo chiều ngang ở dưới cùng.
• Advanced Options: Cung cấp mức độ chi tiết của màu sắc và định dạng cho từng loại thay đổi, chẳng hạn như chèn, di chuyển và xóa. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tùy chọn thay đổi theo dõi nâng cao.
• Change User Name: Liên kết bạn với Cá nhân hóa bản sao Microsoft Office của bạn, nơi bạn có thể thay đổi tên người dùng và tên viết tắt được liên kết với các tài liệu. Thực hiện thay đổi này ảnh hưởng đến tất cả các tài liệu Office.

Mặc nhiên có 1 số lệnh bị khoá khi chưa được phép sử dụng, còn lại các bạn có thể click vào để bật tắt chức năng đó lên.

Cách sử dụng các tùy chỉnh nâng cao trong Track Changes

Trong hộp thoại Track Changes Options, các bạn click vào Advanced Options để sử dụng - cài đặt các tính năng nâng cao đối với từng loại Markup.

Các bạn có thể sửa đổi hình thức đánh dấu, màu sắc phân biệt các tác giả sửa đổi bằng cách click vào mũi tên sổ xuống như trong hình bên trên. Ví dụ khi các bạn chèn thêm 1 câu hay 1 đoạn thì mặc định Track Changes sẽ in nghiêng để đánh dấu câu, đoạn đó được chèn thêm vào văn bản.

Các bạn có thể sửa đổi lại nếu hình thức đánh dấu này mà các bạn không thích dùng, các bạn có thể sử dụng các hình thức đánh dấu khác như Bold(in đậm), Underline(gạch chân),...

Các bạn sửa đổi màu phân biệt các tác giả trong ô Color. Các hình thức khác các bạn thực hiện tượng tự rồi click chọn OK trong Advanced Track Changes Options rồi click chọn OK tiếp trong Track Changes Options để áp dụng.

Lời kết

Các bạn vừa được tìm hiểu về công cụ hữu ích trong Word - Track Changes, công cụ này giúp ta theo dõi và kiểm tra văn bản, đặc biệt tránh được các sai sớt trước khi in ấn.

Chúc các bạn thành công!!!