20 Phím Tắt Trong Excel Mà Bạn Nên Biết

Video hướng dẫn

1. Thêm/xóa bộ lọc trong Excel

Bên cạnh việc sử dụng công cụ Filter trong Excel để hiển thị bộ lọc thì bạn có thể sử dụng phím tắt nhanh hơn nhé. Bằng cách chọn một 1 ô bất kỳ trong vùng dữ liệu và nhấn tổ hợp phím CTRL + SHIFT + L, hiển thị cho bạn bộ lọc trong mỗi trường dữ liệu. Giờ đây, bạn có thể tiếp tục các tùy chọn bộ lọc thông thường để lọc theo yêu cầu của bạn.

Trong trường hợp nếu hủy kích hoạt bộ lọc, bạn nhấn lại tổ hợp phím CTRL + SHIFT + L tiếp để hủy nhé!

2. Tạo bảng Table

Để tạo bảng table cho vùng dữ liệu nhanh trong Excel, bạn sẽ thực hiện cách sau bằng phím tắt: Đầu tiên, bạn sẽ chọn bất kì ô trong vùng dữ liệu. Tiếp theo, bạn nhấn tổ hợp phím CTRL + T.

Cuối cùng, nhấn Ok để hoàn thành việc tạo bảng nhanh.

Lưu ý: Sau khi tạo bảng xong, bạn có thể thay đổi màu bảng trong tab Table Design ở mục Table Styles hoặc tính tổng giá trị trong dữ liệu bảng bạn chọn vào mục Summarize with PivotTable.

3. Điều hướng phím chọn ô dữ liệu 

Trong quá trình xử lý dữ liệu, bạn muốn chọn vùng dữ liệu nhanh để thao tác, xử lý hoặc xóa nhanh dữ liệu không cần thiết. Một mẹo giúp bạn thực hiện cực nhanh đó là sử dụng phím tắt: 

• Ctrl + mũi tên xuống: Để di chuyển con chuột xuống cuối ô dữ liệu đã chọn.

• Ctrl + mũi tên sang phải: Để di chuyển con chuột sang bên phải.

• Ctrl + mũi tên sang trái: Để di chuyển con chuột sang trái.

• Ctrl + mũi tên lên: Để di chuyển con chuột lên đầu ô dữ liệu đã chọn.

4. Điều hướng phím chọn vùng dữ liệu

Ngoài cách chọn di chuyển con trỏ tới ô cần chọn như mẹo 3 thì bạn có thể chọn nhanh vùng dữ liệu nữa nhé!

Để chọn nhanh vùng dữ liệu tùy ý trong Excel, rất đơn giản chỉ với phím tắt:

• Ctrl + Shift + mũi tên lên: Giúp bạn có thể chọn vùng dữ liệu bằng cách con chuột sẽ di chuyển từ ô chọn dưới lên ô đầu tiên vùng dữ liệu.
• Ctrl + Shift + mũi tên xuống: Giúp bạn có thể chọn vùng dữ liệu bằng cách con chuột sẽ di chuyển từ ô chọn đầu xuống ô cuối cùng vùng dữ liệu.
• Ctrl + Shift + mũi tên phải: Giúp bạn có thể chọn vùng dữ liệu bằng cách con chuột sẽ di chuyển từ ô chọn sang ô cuối cùng vùng dữ liệu bên phải.
• Ctrl + Shift + mũi tên trái: Giúp bạn có thể chọn vùng dữ liệu bằng cách con chuột sẽ di chuyển từ ô chọn sang ô cuối cùng vùng dữ liệu bên trái.

5. Định dạng ô

Bên cạnh bạn phải nhấn vào công cụ để hiển thị bảng định dạng mà bạn muốn định dạng vùng dữ liệu, thì hiện nay có phím tắt giúp bạn có thể thực hiện nhanh việc định dạng của mình nhé! Bằng cách: bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1, hiển thị bảng Format Cell.

Tại bảng Format Cell, bạn sẽ định dạng theo yêu cầu xử lý.

Ví dụ: Bạn muốn giảm 1 số 0 sau dấu phẩy trong vùng dữ liệu.

Tại bảng Format Cells, bạn sẽ chọn mục Accounting và giảm số trong mục Decimal places.

6. Tự động tính tổng

Một mẹo mà bạn không nên bỏ qua, đó là tính tổng nhanh dữ liệu trong Excel. Trong quá trình xử lý dữ liệu, bạn tốn công gõ hàm tính tổng và kéo chọn phạm vi vùng dữ liệu để tính tổng, thì bên cạnh đó phím tắt sẽ giúp bạn. Bằng cách: bạn sẽ chọn ô bên dưới cột dữ liệu muốn tính tổng và nhấn tổ hợp phím ALT + "=". Tự động hiển thị cho bạn tổng cột mà bạn muốn tính.

Lưu ý: Nếu dữ liệu của bạn, nhiều vị trí cần tính tổng, thì bạn có thể chọn vào các ô bên dưới cột/hàng dữ liệu bằng phím ALT và nhấn tổ hợp phím ALT + "=" thì tự động sẽ hiển thị tất cả tổng trong cột/hàng bạn muốn tính nhé!

7. Dán dữ liệu

Khi bạn muốn sao chép và dán công thức của mình, bạn thường sau khi copy dữ liệu chứa công thức bằng phím Ctrl + C và dán dữ liệu bằng phím Ctrl + V.

Tuy nhiên, việc làm này không hiệu quả, vì khi bạn dán thì các ô chứa công thức không chứa giá trị nên hiển thị lỗi hoặc không có hiển thị. Vì vậy, bạn muốn để dán dữ liệu ở vị trí bất kì nào thì tự động vẫn hiển thị kết quả khi sao chép vùng trước. Một mẹo cực đơn giản và nhanh giúp bạn thực hiện được điều đó. Bằng cách: Sau khi copy dữ liệu chứa công thức xong rồi, bạn nhấn tổ hợp phím Alt + E + S + V, hiển thị hộp thoại Paste Special và bạn chỉ cần nhấn phím Enter. Lập tức giá trị mà bạn dán tới vùng khác sẽ hiển thị kết quả y như kết quả dữ liệu mà bạn đã sao chép.

8. Thêm một dòng mới bên trong ô

Trong ô dữ liệu, bạn muốn thêm giá trị hoặc dữ liệu mới ngay dòng dưới trong ô đó. Bằng cách, tại ô cần thêm giá trị bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter. Ngay lập tức sẽ con chuột sẽ di chuyển xuống dòng dưới trong ô đó và bạn có thể thêm giá trị mà bạn muốn vào.

9. Chọn tất cả vùng dữ liệu

Thông thường, bạn sẽ chọn vùng dữ liệu bằng cách bạn sẽ bôi đen vùng dữ liệu đó. Tuy nhiên, trong trường hợp dữ liệu của bạn quá dài và bạn không thể kéo con chuột để bôi đen được. Như vậy mất thời gian. Một mẹo giúp bạn có thể bôi đen chọn dữ liệu siêu nhanh bằng phím tắt cực ngầu: Đầu tiên, bạn sẽ chọn bất kì một ô trong vùng dữ liệu, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + A. Lập tức dữ liệu sẽ được bôi đen.

10. Chèn biểu đồ trong trang tính

Bạn muốn phân tích các giá trị trong vùng dữ liệu bằng biểu đồ siêu nhanh chỉ với phím tắt cực đơn giản. Bằng cách: Đầu tiên, bạn sẽ bôi đen vùng dữ liệu cần phân tích, sau đó bạn nhấn tổ hợp phím Alt + F1. Ngay lập tức hiển thị biểu đồ phân tích dữ liệu mà bạn đã bôi đen.

11. Flash Fill

Trong trường hợp, bạn muốn tách dữ liệu ra thành nhiều phần theo ý muốn. Ví dụ, mình muốn tách cột Họ Tên trong bảng dưới đây thành 3 cột Họ, Tên Lót, Tên.

Để tách dữ liệu trong cột Họ Tên nhanh, bạn sẽ sử dụng tính năng Flash Fill trong Excel nhé! Bằng cách, tại dòng Họ tên đầu tiên, bạn cũng viết tách họ, tên lót, tên từ họ tên đầu. 

Tiếp theo, lần lượt bạn sẽ bôi đen từng cột Họ, Tên Lót và tên. Cuối cùng nhấn tổ hợp phím Ctrl + E để hiển thị các dòng tiếp theo nhé!

12. Chọn dòng

Thông thường để chọn dòng, bạn sẽ chọn vào những con số ở phía bên trái giao diện. Tuy nhiên, để chọn nhanh dòng nhanh hơn, bạn sẽ làm như sau:

Đầu tiên, tại ô bất kì trong dòng bạn muốn chọn. Sau đó, bạn nhấn phím Shift + Space. Lập tức dòng đó được bôi đen.

13. Chọn cột

Thông thường để chọn cột, bạn sẽ chọn vào những chữ cái ở phía trên. Tuy nhiên, để chọn nhanh cột nhanh hơn, bạn sẽ làm như sau:

Đầu tiên, tại ô bất kì trong cột bạn muốn chọn. Sau đó, bạn nhấn phím Ctrl + Space. Lập tức cột đó được bôi đen.

14. Chèn cột hoặc dòng mới 

Trong dữ liệu, bạn muốn chèn thêm cột hoặc dòng nhanh và chính xác, bạn có thể sử dụng phím tắt thông dụng này nhé!

Để chèn cột mới: Đầu tiên, bạn sẽ sử dụng phím Ctrl + Space như mẹo 12 để chọn cột muốn chèn thêm cột mới bên trái. Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + shift + "=". 

Để chèn dòng mới: Đầu tiên, bạn sẽ sử dụng phím Shift + Space như mẹo 13 để chọn dòng muốn chèn thêm dòng mới lên trên. Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + shift + "=". 

15. Xóa cột hoặc dòng

Để xóa dòng hoặc cột trong Excel nhanh bạn sẽ sử dụng phím tắt thông dụng với cách làm như sau:

Đầu tiên, bạn sẽ chọn dòng hoặc cột nhanh với mẹo 12 và 13 đã nói trên. Sau đó, bạn sẽ nhấn phím Ctrl + "-" và lập tức dòng hoặc cột đã chọn sẽ bị xóa.

16. Di chuyển cột hoặc dòng vào giữa 2 dòng hoặc cột khác

Để di chuyển cột hoặc dòng vào 2 dòng khác trong Excel, bạn chỉ cần chọn nhanh vào dòng bằng phím Ctrl + Space hoặc dòng bằng phím Shift + Space sau đó nhấn phím Shift và giữ chuột trái kéo cột hoặc dòng đã chọn vào đường kẻ giữa 2 dòng hoặc cột bạn muốn di chuyển tới.

17. Ẩn dòng

Để ẩn nhanh dòng mà bạn chọn, một mẹo cực hay giúp bạn thực hiện điều đó. Bằng cách, đầu tiên bạn chọn 1 ô bất kì trong hàng bạn muốn ẩn. Sau đó bạn nhấn Ctrl + 9. Lập tức, dòng bạn chọn sẽ bị ẩn.

18. Ẩn cột

Để ẩn nhanh cột mà bạn chọn, một mẹo cực hay giúp bạn thực hiện điều đó. Bằng cách, đầu tiên bạn chọn 1 ô bất kì trong cột bạn muốn ẩn. Sau đó bạn nhấn Ctrl + 0. Lập tức, cột bạn chọn sẽ bị ẩn.

19. Kiểm tra cột/dòng bị ẩn

Khi đồng nghiệp đưa cho bạn file Excel, bạn muốn kiểm tra xem file đó có bị ẩn dòng hay cột nào hay không. Một mẹo giúp bạn thực hiện nhanh điều đó chỉ với phím tắt cực ngầu.

Đầu tiên, tại file Excel bạn muốn kiểm tra, bạn nhấn tổ hợp phím Alt + ";". Ngay lập tức, sẽ bôi đen hết trang tính và bạn có thể kiểm tra xem trong file có vị trí nào đang bị ẩn hay không.

20. Hiển thị thời gian hiện tại

Trong quá trình làm việc, bạn muốn chèn thời gian hiện tại vào trong file của mình để biết được thời gian chính xác bạn đang hoàn thành file. Một mẹo làm nhanh giúp cho bạn chỉ với các hàm sau:

Để chèn ngày tháng hiện tại bạn nhấn phím Ctrl + ";".

Để chèn giờ hiện tại bạn đang làm việc bạn nhấn phím Ctrl + shift + ":".

Vậy là mình đã hướng dẫn xong cho các bạn 20 phím tắt siêu hay trong Excel mà bạn nên biết. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn. Nếu thấy hay, đừng quên đánh giá bài viết ngay bên dưới giúp mình nhé! Trân trọng.