6 Điều Thường Mắc Sai Lầm Trong PowerPoint

1. Chèn liên kết bên ngoài

Ví dụ, bạn muốn thêm liên kết từ bên ngoài vào các slide PowerPoint.

Bạn thường thêm những liên kết như video vào slide PowerPoint của bạn. Và khi bạn click vào đường link, nó sẽ đưa bạn đến một video trên youtobe khác. 

Để không muốn truy cập đến youtobe để xem video từ đường link mà bạn muốn hiển thị video trên slide luôn. Điều đó rất đơn giản với cách làm như sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn sẽ copy link video trên youtobe.

Bước 2: Vào PowerPoint, tại vị trí cần chèn, bạn sẽ chọn vào Insert => Video => Online video....

Bước 3: Hiển thị giao diện Online Video, bạn sẽ chèn link URL vào ô Enter the address for the online video.

Bước 4: Nhấn Insert để chèn video vào slide.

2. Chèn biểu đồ Excel

Trường hợp thứ 2 muốn kể đến là khi bạn nhấn Ctrl + C để copy biểu đồ từ Excel và dán vào PowerPoint bằng phím Ctrl + V. Tuy nhiên, khi bạn gửi file PowerPoint này cho một người khác thì người đó khi chọn vào edit biểu đồ thì sẽ ra nguyên file Excel chứa dữ liệu đầy đủ trong đó. 

Để tránh trường hợp này, không muốn bị lộ dữ liệu cụ thể trong file Excel bạn sẽ làm như sau:

Bước 1: Tại biểu đồ ở Excel, bạn sẽ chọn vào biểu đồ và nhấn Ctrl + C để copy biểu đồ.

Bước 2: Sang PowerPoint, vào thẻ Home => Paste => Paste Special.

Hiển thị ra mục Paste Special, bạn tích chọn vào Paste link => Ok để hoàn thành.

Biểu đồ sẽ hiển thi qua bên PowerPoint một cách nhanh chóng. 

3. Thiết kế kém

Một trong những điều làm nền PowerPoint của bạn trong thiếu đẹp và không tinh tế đó là các slide thiếu tính nhất quán giữa các trang trình bày có phông nền và phông chữ khác nhau. Điều này làm cho người đọc mất tập trung vào những gì bạn muốn truyền tải. Vì vậy, bạn nên thiết kế lại slide sao cho đẹp bằng cách như sau: 

Bước 1: Trình bày với nền sạch, bạn có thể sử dụng một số đồ họa thông tin hỗ trợ và thêm tiêu đề hành động vào mỗi trang chiếu để thông điệp chính xuất hiện ngay lập tức.

• Về phông chữ: Tránh in nghiêng và phông chữ hẹp cũng là phông chữ mô phỏng chữ viết tay vì chúng khá khó đọc, thay vào đó hãy  sử dụng các phông chữ dễ đọc với độ tương phản tốt và sử dụng phông chữ đó trong suốt bản trình bày. 

Để thay đổi phông chữ, bạn sẽ chọn vào công cụ Replace trong thẻ Home => chọn vào Replace all.

Hiển thị hộp thoại Replace Font, ở ô Replace: bạn chọn phông chữ muốn chuyển, ở ô with: bạn chọn Time New Roman.

Sau khi thiết lập thay đổi phông chữ thì bạn nhấn Replace để thay đổi. Ở sile nào chứa font chữ bạn chọn thay đổi sang phông chữ khác thì tự động slide sẽ thay đổi phông chữ như bạn yêu cầu.

• Về vị trí biểu tượng các icon: Nếu trong slide của bạn có những icon sắp xếp rất lộn xộn và bạn chỉnh sửa nhưng rất nhiều, căn chỉnh mãi không thẳng hàng thì dưới đây là mẹo giúp các bạn:

Đầu tiên, bạn nhấn Ctrl + các icon biểu tượng muốn xếp thep thứ tự.

Tiếp theo bạn vào thẻ Picture Format => Align => Align Left.

4. Quá nhiều văn bản

Khi trên slide của bạn có quá nhiều văn bản, nhiều nội dung. Vì vậy người xem sẽ chỉ chú ý vào việc đọc nội dung và không quan tâm nhiều về phần trình bày của bạn. Điều đó dễ mất điểm và người đọc sẽ không biết nhiều những nội dung bạn muốn truyền tải. Không những vậy, bạn càng viết nhiều nội dung, nhiều văn bản thì chữ càng giảm nhỏ lại và người xem cũng sẽ rất khó đọc.

Cách khắc phục: Trên slide của bạn thay vì nhiều chữ và văn bản thì bạn có thể kết hợp giữa các từ và đồ họa. Đó cũng là cách giúp người xem ấn tượng, dễ hiểu và thích slide của bạn.

5. Sử dụng hình ảnh kém

Mặc dù bức ảnh nói đúng hơn 1000 từ nhưng bạn cũng không nên lạm dụng khi bạn để quá nhiều hình ảnh nhồi nhét vào cùng một slide vì dễ làm người đọc mất tập trung và càng không hiểu thông điệp chính mà bạn truyền tải cho mọi người. Vì vậy, tốt hơn nhiều là bạn nên sử dụng một hình ảnh chất lượng tổng hợp chủ đề chính của một trang tính. 

Vậy là mình đã hướng dẫn xong 6 điều thường mắc sai lầm trong Powerpoint. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn. Nếu thấy hay, đừng quên đánh giá bài viết bên dưới nhé! Trân trọng.