Tự Học Excel Bài 13: Flash Fill, Quick Analysis, Freeze Pane, Remove Duplicate

Xem bài học trước

>> Tự Học Excel Bài 01: Các Thao Tác Với Excel

>> Tự Học Excel Bài 02: Hướng Dẫn Nhập Liệu Và Tìm Hiểu Các Thẻ

>> Tự Học Excel Bài 03: Các Hàm Tính Tổng SUM SUMIF SUMIFs

>> Tự Học Excel Bài 04: Các Hàm ĐẾM (Count, CountA, CountIFs,...)

>> Tự Học Excel Bài 05: Hàm Điều Kiện IF

>> Tự Học Excel Bài 06: Toàn Bộ 18 Hàm Xử Lý Chuỗi

>> Tự Học Excel Bài 07: Hàm VLOOKUP Và HLOOKUP

>> Tự Học Excel Bài 09: Kỹ Năng Sort, Filter Và Advanced Filter

>> Tự Học Excel Bài 10: Kỹ Năng Định Dạng Cell (Format Cells)

>> Tự Học Excel Bài 11: Định Dạng Có Điều Kiện

>> Tự Học Excel Bài 12: Paste Special

Phân tích nhanh (Quick analysis)

Bạn có thể tải file thực hành tại đây.

Để phân tích nhanh một vùng dữ liệu bạn cần phải tô đen toàn bộ dữ liệu, sau đó ở góc dưới bên phải sẽ xuất hiện biểu tượng Quick Analysis bạn cũng có thể ấn phím tắt là Ctrl + Q để truy  cập nhanh.

Một cửa sổ phân tích nhanh sẽ hiện ra với các thẻ là Formatting dùng để định dạng nhanh, thẻ Charts dùng để vẽ biểu đồ, thẻ Total dùng cho các phép tính toán học còn có thẻ tạo Table và thẻ tạo đồ thì Sparklines. Tùy vào vùng dữ liệu mà bạn đang có để lựa chọn một phân tích nhanh thích hợp, ví dụ mình sẽ chọn phân tích nhanh Sum trong thẻ Total để tính tổng các ô của cột (tham khảo hình dưới).

Công cụ phân tích nhanh này chỉ có từ phiên bản Excel 2013 trở lên nếu bạn làm theo hướng dẫn bên trên mà không thực hiện được hãy kiểm tra lại phiên bản Excel của máy mình nhé.

Điền nhanh (Flash fill)

Đây là một kỹ năng rất hay dành cho các bạn thường trích xuất số liệu, mình có 5 ví dụ mô tả chi tiết cách dùng Flash fill cho các bạn tham khảo hãy cố gắng đọc hết nhé.

Giả sử mình có cột họ tên và muốn tách họ và tên ra từng cột riêng (không bao gồm tên đệm) thì chỉ cần gõ họ của một người ô đầu tiên sau đó ấn Ctrl + E, việc tách tên cũng làm tương tự như trên luôn nhé .

Một ví dụ khác về việc chỉ ghi tắt các chữ cái đầu của họ và tên, bạn chỉ cần gõ vào ô đầu tiên chữ viết tắt của người đầu tiên, ví dụ Cao Văn Tài gõ vào là CVT. Kế tiếp vào thẻ Data chọn Flash Fill.

Giả sử mình có họ và tên đang nằm ở hai cột khác nhau muốn gộp hai cột này lại với nhau để tạo thành một tên hoàn chỉnh, bạn chỉ cần gõ họ và tên vào ô đầu tiên sau đó ấn Ctrl + E lập tức Excel sẽ điền nhanh các họ tên còn lại.

Tiếp theo mình có cột Họ và tên đã ghi giới tính vào cuối ô với T là trai và G là gái, lúc này để phân biệt giới tính trai và gái bạn chỉ cần gõ vào T ở ô đầu tiên và ấn Ctrl + E. Trong trường  hợp vẫn chưa phân biệt được trai và gái bạn gõ vào ô thứ hai và chọn một giới thích hợp hoàn thành xong ấn Enter nhé.

Đến với ví dụ cuối cùng, giả sử mình có trường ngày tháng năm mà muốn tách năm và tháng ra một cột riêng, đầu tiên bạn gõ năm vào ô đầu tiên (ví dụ 2005) ấn Ctrl + E để điền nhanh vào các ô còn lại, đối với tháng cũng tương tự bạn nhập vào ô đầu tiên và ấn Ctrl + E (lưu ý là nhớ định dạng ngày tháng năm của bạn nhé).

Cố định tiêu đề (Freeze Panes)

Giả sử mình có rất nhiều sản phẩm được sản xuất vào các ngày trong tháng với mỗi ngày là một cột riêng biệt, tức là có 30 cột ngày và rất nhiều hàng ngang khi bạn muốn kiểm tra sẽ không thể biết đang ở vị trí ngày này do đã mất phần tiêu đề ghi các ngày trong tháng. Để cố định tiêu đề bạn cần chọn vào hàng bên dưới tiêu đề sau đó vào thẻ View, chọn Freeze Panes.

Để bỏ chọn bạn vào thẻ View, chọn mục Freeze Panes và chọn vào Unfreeze Panes.

Nâng cao hơn một tí là khi bạn muốn cố định cả cột sản phẩm và tiêu đề để khi kéo chuột sang phải hay xuống dưới đều sẽ được cố định, bạn cần phải xác định được ô nằm bên dưới tiêu đề và bên trái của cột sản phẩm, sau đó vào thẻ View, chọn Freeze Panes.

Xóa trùng nhau (Remove Duplicate)

Đến với kỹ năng cuối cùng là xóa các dữ liệu trùng nhau rất hay thường gặp trong thực tế, giả sử mình có một vùng dữ liệu gồm 4 trường: khu vực, năm, sản phẩm  và doanh thu. Thực ra mình chỉ có 3 khu vực và 3 sản phẩm nhưng kết hợp với năm và doanh thu tạo nên khá là nhiều hàng dữ liệu. Để lọc ra các miền có bao nhiêu sản phẩm mà không quan tâm đến năm và doanh thu ta sử dụng Remove Duplicate. Đầu tiên bạn chọn vào ô bất kỳ thuộc vùng dữ liệu, vào thẻ Data, chọn Remove Duplicate.

Sẽ hiện ra một cửa sổ Remove Duplicates lúc này bạn chọn vào Unselect All, chọn tiếp khu vực và sản phẩm ở mục Columns cuối cùng chọn OK để hoàn thành.

Video hướng dẫn thực hành

Như vậy mình đã hướng dẫn cho các bạn 4 kỹ năng khá là hữu ích trong Excel là Phân tích nhanh (Quick analysis), Điền nhanh (Flash fill), Cố định tiêu đề (Freeze Panes) và Xóa trùng nhau (Remove Duplicate). Để nắm vững 4 kỹ năng này không khó chỉ cần luyện tập đôi chút là đã có thể sử dụng trong công việc hằng ngày. Nếu bạn muốn học thêm về Excel đừng ngại search nó trên website nhé.

Xem bài học tiếp theo:

>> Tự Học Excel Bài 13: Flash Fill, Quick Analysis, Freeze Pane, Remove Duplicate

>> Tự Học Excel Bài 14: Các Thủ Thuật Excel Hay (1 of 4)

>> Tự Học Excel Bài 15: Các Thủ Thuật Excel Hay (2 of 4)

>> Tự Học Excel Bài 16: Các Thủ Thuật Excel Hay (3 Of 4)