Tự Học Excel Bài 11: Định Dạng Có Điều Kiện

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn định dạng có điều kiện (Conditional Formatting), các bạn thường dùng định dạng để tô màu hay thay đổi font chữ, cỡ chữ hay tô đậm. Bài viết này sẽ tập trung mình hướng dẫn các bạn tô màu nhưng là tô màu theo điều kiện, bài viết gồm 7 phần tương ứng với mỗi ví dụ về định dạng có điều kiện thường gặp nhất.

Xem bài học trước

>> Tự Học Excel Bài 01: Các Thao Tác Với Excel

>> Tự Học Excel Bài 02: Hướng Dẫn Nhập Liệu Và Tìm Hiểu Các Thẻ

>> Tự Học Excel Bài 03: Các Hàm Tính Tổng SUM SUMIF SUMIFs

>> Tự Học Excel Bài 04: Các Hàm ĐẾM (Count, CountA, CountIFs,...)

>> Tự Học Excel Bài 05: Hàm Điều Kiện IF

>> Tự Học Excel Bài 06: Toàn Bộ 18 Hàm Xử Lý Chuỗi

>> Tự Học Excel Bài 07: Hàm VLOOKUP Và HLOOKUP

>> Tự Học Excel Bài 09: Kỹ Năng Sort, Filter Và Advanced Filter

>> Tự Học Excel Bài 10: Kỹ Năng Định Dạng Cell (Format Cells)

Tô màu những ô có doanh số nhỏ hơn hoặc bằng 3000

Bạn có thể tải file thực hành tại đây.

Giả sử bạn có một vùng dữ liệu gồm hai cột Tháng và Doanh Số, bây giờ bạn muốn tô màu những ô có doanh số <=3000, thì việc đầu tiên bạn sẽ chọn tất cả các ô thuộc trường Doanh Số vào thẻ Home, chọn mục Conditional Formating, chọn New Rule.

tạo một rule mới

Sẽ hiện lên một cửa sổ New Formatting Rule, chọn Format only cells that contain, ở mục Format only cells with ô thứ hai bạn chọn less than or equal to, ô thứ ba chọn 3000, chọn tiếp Forma

tô màu cột doanh số

Sẽ xuất hiện một cửa sổ Format Cells bạn chọn vào mục Fill chọn màu mà bạn muốn tô ấn OK, ở cửa sổ New Formatting Rule bạn cũng ấn OK nhé.

chọn mẫu để tô

Tô màu những ô có doanh số nhỏ hơn hoặc bằng một ô được chỉ định

Ở ví dụ trên mình tô màu bằng cách gán vào giá trị 3000 bây giờ mình sẽ gán vào một ô để lấy giá trị, đầu tiên bạn sẽ chọn tất cả các ô thuộc trường Doanh Số vào thẻ Home, chọn mục Conditional Formating, chọn New Rule giống như ở trên nhé. Ở cửa sổ New Formatting Rule bạn chọn Use a formula to determine which cells to format, bạn chọn ô đầu tiên của Doanh Số và ấn F4 ba lần gõ tiếp <= chọn ô điều kiện để tô màu.

Ví dụ: =E6<=$B$6

điều kiện được chỉ định

Ở cửa sổ Format Cells bạn chọn vào mục Fill chọn màu mà bạn muốn tô ấn OK, ở cửa sổ New Formatting Rule bạn cũng ấn OK nhé.

kết quả của ô được chỉ định

Nếu như bạn muốn tô cả hàng thì chỉ cần thay công thức =E6<=$B$6 thành =$H6<=$B$6 ($H6 bạn ấn F4 hai lần)các bước sau là tương tự nên mình sẽ bỏ qua, bên dưới là hình sau khi áp dụng hai công thức trên để tô màu theo điều kiện.

hai công thức tô màu

Tô màu những khách hàng mới (năm 2020 so với 2019)

Giả sử mình có hai danh sách khách hàng của năm 2019 và năm 2020, để tô màu những khách hàng mới trong năm 2020. Đầu tiên bạn sẽ chọn tất cả các ô thuộc trường Doanh Số vào thẻ Home, chọn mục Conditional Formating, chọn New Rule.

chọn khách hàng mới

Ở cửa sổ New Formatting Rule bạn chọn Use a formula to determine which cells to format gõ vào công thức =countif($B$6:$B$21,E6)=0 (để hiện ra E6 bạn ấn F4 ba lần nhé), chọn tiếp Format. Ở cửa sổ Format Cells bạn chọn vào mục Fill chọn màu mà bạn muốn tô ấn OK, ở cửa sổ New Formatting Rule bạn cũng ấn OK nhé.

nhập công thức count if

Nếu như bạn muốn tô cả hàng thì chỉ cần thay công thức =countif($B$6:$B$21,E6)=0 thành =countif($B:$B,$H6)=0 ($H6 bạn ấn F4 hai lần)các bước sau là tương tự nên mình sẽ bỏ qua, bên dưới là hình sau khi áp dụng hai công thức trên để tô màu theo điều kiện.

hai khác hàng tô màu

Tô màu những ngày cuối tuần (Thứ 7 + Chủ Nhật)

Ở ví dụ này mình sẽ tô màu các ngày theo điều kiện thứ 7 và chủ nhật với ba cách tô là tô cột Ngày, tô cả hàng và nâng cao hơn là tô thứ 7 một màu, chủ nhật một màu. Muốn xác định được đó là các ngày cuối tuần thì các bạn sẽ dùng hàm WEEKDAY nếu hàm trả về 7 thì đó là thứ 7 trả về 1 thì đó là chủ nhật. Bạn sẽ chọn cột Ngày để tô màu vào thẻ Home, chọn mục Conditional Formatting, chọn New Rule (tham khảo hình trên nếu chưa biết nhé).

Ở cửa sổ New Formating Rule bạn chọn Use a formula to determine which cells to format, ở mục Format values where this formula is true gõ vào công thức giống như mình nhé (bên hình dưới sẽ giải thích cụ thể) =OR(WEEKDAY(B5) =7,WEEKDAY(B5)=1) (để hiện ra B5 bạn ấn F4 ba lần nhé), chọn tiếp Format. Ở cửa sổ Format Cells bạn chọn vào mục Fill chọn màu mà bạn muốn tô ấn OK, ở cửa sổ New Formatting Rule bạn cũng ấn OK nhé.

tô màu ngày

Đối với việc tô cả hàng theo điều kiện thứ 7 và chủ nhật bạn chỉ cần thay công thức ở trên thành công thức =OR(WEEKDAY($E5)=7,WEEKDAY($E5)=1) các bước còn lại là tương tự.

công thức tô cả hàng thcn

Để tô Thứ 7 một màu và Chủ Nhật một màu bạn nhập vào lần lượt hai công thức.

1.    Công thức tô màu cho thứ 7 =WEEKDAY($H5)=7

2.    Công thức tô màu chủ nhật =WEEKDAY($H5)=1

công thức thứ 7

Việc còn lại chỉ cần vào Format chọn màu mà bạn thích để tô mình sẽ để kết quả thu được sau khi áp dụng các công thức trên để làm mẫu cho các bạn.

tô cả ba hình tbcn

Tô màu những ô từ năm này tới năm khác

Ở ví dụ này mình sẽ tô màu những ô nằm trong khoảng điều kiện cho trước, giả sử có một bảng dữ liệu từ năm 2015 đến năm 2020 mình sẽ tô màu các năm từ 2016 đến năm 2018, bạn sẽ chọn toàn bộ vùng dữ liệu vào thẻ Home, chọn mục Conditional Formatting, chọn New Rule.

chọn các năm để tô

Ở cửa sổ New Formatting Rule bạn chọn Use a formula to determine which cells to format, ở mục Format values where this formula is true gõ vào công thức (bạn nên gõ cho đơn giản hơn nhé) =AND(YEAR(F4)>=2016,YEAR(F4)<=2018).

công thức các năm trong khoản

Nhập công thức xong bạn chọn vào Format, ở cửa sổ Format Cells bạn chọn vào mục Fill chọn màu mà bạn muốn tô ấn OK, ở cửa sổ New Formatting Rule bạn cũng ấn OK nhé (có thể tham khảo ở trên nếu bạn chưa biết).

Tô màu những ô theo khoảng thời gian bên ngoài

Ví dụ này sẽ tô màu theo các điều kiện được chỉ định từ ngày này đến ngày kia, bạn vẫn sẽ chọn toàn bộ vùng dữ liệu vào thẻ Home, chọn mục Conditional Formatting, chọn New Rule(tham khảo ví dụ trên).

Ở cửa sổ New Formating Rule bạn chọn Use a formula to determine which cells to format, ở mục Format values where this formula is true gõ vào công thức  =AND(E4>=$B$4,E4<=$C$4)

nhập vào công thức bên ngoài

Nhập công thức xong bạn chọn vào Format, ở cửa sổ Format Cells bạn chọn vào mục Fill chọn màu mà bạn muốn tô ấn OK, ở cửa sổ New Formatting Rule bạn cũng ấn OK nhé (tham khảo các ví dụ trên nếu chưa rõ).

Tô màu những sản phẩm hết hạn

Giả sử muốn tô màu sản phẩm đã hết hạn trong danh sách sản phẩm, bạn dùng hàm TODAY() để kiểm tra ngày hôm nay sau đó chọn vùng dữ liệu cần tô vào thẻ Home, chọn mục Conditional Formatting, chọn New Rule.

hàm today chọn dữ liệu

Ở cửa sổ New Formatting Rule bạn chọn Use a formula to determine which cells to format, ở mục Format values where this formula is true gõ vào công thức =C6<$B$14 (C6 ấn F4 ba lần)

tô cột sản phẩm hết hạn

Đối với việc tô cả hàng bạn chỉ cần đổi thành công thức =$F6<$B$14 ($F6 ấn F4 hai lần) là có thể tô tất cả cả hàng (tham khảo hình dưới để biết kết quả).

kết quả cuối cùng

Video hướng dẫn

Mình vừa hướng dẫn các bạn các cách tô màu có điều kiện trong Excel, các kỹ năng này vô cùng có ích nếu danh sách của bạn khổng lồ và muốn tô màu ra theo điều kiện. Nếu bạn đang học hoặc muốn học Excel một cách chuyên nghiệp đừng bỏ qua bài viết này nhé.

xem bài học tiếp theo

>> Tự Học Excel Bài 11: Định Dạng Có Điều Kiện

>> Tự Học Excel Bài 12: Paste Special

>> Tự Học Excel Bài 13: Flash Fill, Quick Analysis, Freeze Pane, Remove Duplicate

>> Tự Học Excel Bài 14: Các Thủ Thuật Excel Hay (1 of 4)

>> Tự Học Excel Bài 15: Các Thủ Thuật Excel Hay (2 of 4)

>> Tự Học Excel Bài 16: Các Thủ Thuật Excel Hay (3 Of 4)

CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY

vote data
0989.717.035
ZALO CHAT
TOP