Thông Báo Ngày Sinh Nhật Tự Động Bằng Excel

Video hướng dẫn

Phân tích yêu cầu và các hàm cần sử dụng

Trước khi bắt đầu, để dễ hình dung hơn thì chúng ta sẽ cùng phân tích cách để tính số ngày còn lại cho đến ngày sinh nhật và xem xét cần sử dụng những hàm nào để làm được điều này nhé.

Đầu tiên, một người sẽ được thông báo là sắp đến ngày sinh nhật khi ngày sinh của họ nằm ở trong khoảng từ ngày tháng hiện tại đến ngày tháng hiện tại cộng thêm với số ngày đến sinh nhật (do chúng ta nhập vào).

Các hàm cần sử dụng để tính toán

1. TODAY: Dùng để lấy ngày hiện tại (bao gồm cả ngày, tháng và năm).
2. YEAR: Dùng để lấy năm.
3. MONTH: Dùng để lấy tháng.
4. DAY: Dùng để lấy ngày.
5. DATE: Dùng để trả về ngày bất kì phụ thuộc vào tham số truyền vào. Các tham số bao gồm năm, tháng, ngày.
6. IF: Dùng để trả về hai giá trị khác nhau tùy thuộc vào việc có thỏa mãn điều kiện ban đầu hay không.
7. AND: Dùng để kiểm tra nhiều điều kiện. Hàm này sẽ trả về giá trị TRUE nếu tất cả điều kiện đều thỏa mãn và trả về giá trị FALSE khi chỉ cần có một điều kiện sai.

Kết hợp các hàm lại với nhau.

Sau khi đã biết được cách tính số ngày còn lại cho đến ngày sinh nhật và các hàm cần thiết để tính toán, các bạn áp dụng bằng cách nhập vào ô đầu tiên trong cột ghi chú nội dung như sau: =IF(AND(DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(C3),DAY(C3))>=TODAY(),DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(C3),DAY(C3))<=TODAY()+$H$2),"Còn"&DATE(YEAR(TODAY()),MONTH(C3),DAY(C3))-TODAY()&" ngày là đến sinh nhật",""). Trong đó, ba tham số trong hàm IF lần lượt là điều kiện, giá trị trả về nếu điều kiện đúng và giá trị trả về nếu điều kiện sai. Ở phần điều kiện chúng ta sử dụng hàm AND với hai tham số truyền vào chính là để kiểm tra ngày sinh của một nhân viên nằm trong khoảng từ ngày tháng hiện tại đến ngày tháng hiện tại cộng thêm với số ngày đến sinh nhật (do chúng ta nhập vào) hay không. Lưu ý khi chọn ô chứa số ngày đến sinh nhật, các bạn phải ấn nút F4 một lần để lấy giá trị nhé. Tiếp theo, giá trị trả về khi điều kiện đúng (số ngày còn lại để đến ngày sinh nhật) sẽ là ngày tháng sinh của nhân viên trừ cho ngày tháng hiện tại. Trong trường hợp nếu điều kiện sai thì sẽ trả về chuỗi rỗng. Sau đó, các bạn tiếp tục áp dụng tương tự cho các ô bên dưới.

Sau khi đã hoàn thành việc kết hợp các hàm lại với nhau để tính thành công số ngày còn lại cho đến ngày sinh nhật, hãy cùng tô màu cho cả một hàng nếu trong khoảng thời gian nhập vào có ngày sinh của một nhân viên nhé. Đầu tiên các bạn bôi đen cả vùng dữ liệu của mình, sau đó ở thẻ Data chọn Conditional Formatting rồi chọn New Rule.

Ở hộp thoại New Formatting Rule vừa hiện lên, các bạn chọn Use a formula to determine which cells to format để nhập điều kiện của mình. Ở ô input ngay phía bên dưới, các bạn nhập dấu bằng (=), sau đó ấn vào ô ghi chú trên vùng dữ liệu (ở ví dụ trên là ô F3) rồi ấn F4 hai lần, mục đích của việc này là để cả hàng chứa ô đó sẽ cùng nhận định dạng nếu thỏa mãn điều kiện chúng ta chuẩn bị nhập. Các bạn nhập tiếp <>“”, dòng này có nghĩa là nếu trong ô đó có dữ liệu (có thông báo số ngày đến sinh nhật) thì sẽ được định dạng. Sau khi nhập xong điều kiện các bạn ấn nút Format phía bên dưới để tiến hành chọn định dạng cho hàng khi ô đó thỏa mãn điều kiện.

Sau khi ấn nút Format thì hộp thoại mới Format Cells sẽ hiện lên. Để tô màu cho cả hàng các bạn chọn thẻ Fill rồi chọn một màu ưng ý ở mục Background Color, màu này sẽ áp dụng cho cả hàng chứa ô điều kiện ở phía trên. Các bạn còn có thể tạo ra một số hiệu ứng màu đặc biệt.

Ví dụ như gradient bằng cách ấn vào nút Fill Effects phía bên dưới. Còn trong trường hợp những màu mà hệ thống đề xuất cho bạn không vừa ý, các bạn có thể ấn vào nút More Colors để chọn một màu thích hợp hơn.

Tiếp theo, để điều chỉnh cho chữ đậm hơn bình thường thì các bạn hãy chuyển sang thẻ Font, sau đó ở mục Font style chọn Bold. Ngoài ra còn một số lựa chọn khác như cho chữ in nghiêng, vừa in đậm vừa in nghiêng. Chúc các bạn thực hành tốt.