Tách Họ Tên Không Cần Dùng Công Thức Trong Excel

Video hướng dẫn

Tách phần họ

Bạn có thể tải file thực hành tại đây

Bây giờ bạn có một file excel có đầy đủ họ tên giờ để tách họ và tên ra hai cột thì đầu tiên bạn copy tất cả họ và tên rồi dán vào cột Họ và dán vào cột tên.

Để tách phần họ bạn bôi đen cột họ -> chọn home -> kích vào Find & select -> Replace -> cửa sổ mới hiện lên trong phần Find what bạn gõ dấu cách * và trong ô Replace with bạn để trống -> kích vào Replace All -> ok.

Nguyên lý hoạt động của công thức dấu cách và * tức là nó sẽ dò từ đầu đến khi gặp dấu cách thì những phần phía sau dấu cách sẽ được thay thế bằng khoảng trắng(xóa đi). Như vậy bạn có thể thấy phần họ đã được tách ra trong cột họ.

Tách phần tên

Để tách phần tên thì bạn cũng bôi đen phần tên -> để hiển thị cửa sổ Find and Replace bạn có thể bấm phím tắt Ctrl+H cửa sổ hiện lên -> trong ô Find what bạn chỉ cần gõ ngược lại so với phần họ tức là bạn sẽ gõ *dấu cách trong ô Replace with cũng để trống -> kích vào Replace All -> ok.

Công thức này hoạt động cũng giống công thức trước là nó sẽ duyệt từ sau duyệt tới(từ phần tên) đến khi gặp khoảng trắng thì những phần phía trước sẽ được bỏ đi. Như thế mình đã tách được phần tên.

Tách phần tên đệm

Trước khi vào cách tách tên đệm thì bạn cần biết về hàm Len, hàm này trả về độ dài của chuỗi ký tự trong ô. Công thức này sẽ sử dụng như sau =Len(kích vào ô cần tính độ dài).

Tiếp theo mình giới thiệu với bạn hàm MID hàm này sẽ tách những ký tự theo yêu cầu của mình với 2 thành phần một là ký tự bắt đầu và hai là số ký tự cần tách. 

Hàm này sẽ sử dụng như sau đầu tiên bạn gõ =MID(kích vào ô bạn muốn tách,ký tự bắt đầu tách,số ký tự cần tách). 

vd: =MID(B4,6,3)

Giờ để tách phần tên đệm đầu tiên bạn kích vào ô trong cột tên đệm gõ =MID(kích vào ô cần tách,Len(kích vào ô tên của hàng cần tách)+2,Len(kích vào ô cần tách)-Len(kích vào ô chứa tên của hàng cần tách)-Len(kích vào ô chứa họ của hàng cần tách nếu bị che bởi công thức thì mình có thể gõ lại vd:E4)-1) như vậy là đã hoàn thành công thức. 

Lưu ý là bạn phải chọn họ tên của cùng một hàng mới có thể sử dụng đúng công thức này nha.

vd: =MID(B4,LEN(C4)+2,LEN(B4)-LEN(C4)-LEN(E4)-1)

LEN(C4)+2 tức là LEN(C4) sẽ trả về độ dài của họ và cộng 2 là cộng thêm phần khoảng trắng để đến được ký tự đầu tiên trong phần tên đệm. Tức là nếu họ là 4 ký tự cộng khoảng trắng bằng 5 và ký tự thứ 6 là ký tự bắt đầu của tên đệm.

LEN(B4)-LEN(C4)-LEN(E4)-1 tức là LEN(B4) tổng độ dài chuỗi trừ LEN(C4) độ dài của họ trừ LEN(E4)-1 độ dài của tên và trừ 1 khoảng trắng và phần còn lại là tên đệm.

Tách họ và tên đệm

Để tách họ và tên đệm thì bạn chỉ cần lấy độ dài của cả chuỗi trừ đi độ dài của phần tên.

Sử dụng hàm LEFT là hàm lấy ký tự bên trái sử dụng như sau =LEFT(kích vào ô cần tách,LEN(kích vào ô cần tách)-LEN(kích vào ô tên cùng hàng của ô cần tách)-1)

vd: =LEFT(B4,LEN(B4)-LEN(E4)-1)