Gửi Email Từ Excel Với Một Siêu Liên Kết - HYPERLINK

Bài đăng này là về việc tạo một email với công thức Excel. Để thực hiện điều đó nó được gọi là Chèn - Hyperlink. Hàm HYPERLINK trong Excel cho phép chúng ta sử dụng các tham chiếu ô để tạo email. Các ô được tham chiếu có thể chứa các chức năng khác, như IF và XLOOKUP , cho phép chúng ta tạo các thông điệp cực kỳ năng động.

Trong mẫu dưới đây, chúng tôi có một danh sách các đại diện bán hàng, địa chỉ email, doanh số hiện tại và mục tiêu bán hàng của họ.

Danh sách bảng được tạo bán hàng

Chúng tôi sẽ tạo một HYPERLINK năng động để gửi email làm động lực nếu họ bỏ lỡ mục tiêu hoặc email chúc mừng nếu họ đạt được mục tiêu đề ra. 

Bằng cách nhấp vào siêu liên kết động, chúng tôi tạo một trong hai thông báo email này. Mỗi tin nhắn có chứa những điều sau đây:

  • Địa chỉ email đại diện bán hàng trong TO: phạm vi
  • Dòng subject tùy chỉnh
  • Tin nhắn tùy chỉnh trong body text

hyperlink-outlook

Tạo các công thức hỗ trợ    

Để đạt được hành vi này, chúng ta cần tạo một số cột trợ giúp của người dùng, người sẽ góp phần xây dựng siêu liên kết cuối cùng.

hyperlink-03

Bắt đầu trong ô E2 của mục Vượt qua mục tiêu sẽ sử dụng chức năng IF để xác định xem đại diện bán hàng có đáp ứng mục tiêu bán hàng của họ hay không?

hyperlink-04

  • Giải thích hàm IF: Nếu doanh số của người đại diện lớn hơn hoặc bằng mục tiêu của họ, chúng tôi sẽ tính chênh lệch (thừa). Nếu không, chúng tôi không hiển thị gì trong ô ("").

Bắt đầu trong ô F2 của mục Subject cũng sẽ sử dụng hàm IF để xác định chủ đề nào sẽ được đặt trong trường Subject của email.

hyperlink-05

  • Công thức này sử dụng một số hàm thao tác văn bản của Excel, như LEFT , TRIM và SEARCH , để trích xuất tên của người đại diện từ cột A và nối nó với văn bản được xác định trước.

Bắt đầu trong ô H2 của mục Send Email sẽ sử dụng các hàm IF và HYPERLINK để tạo liên kết có thể nhấp.

=IF(E2 = "", HYPERLINK("mailto:" & B2 & " ?subject=Co gang nao & body = Hay co gang thang toi nhe!", "Send Email"), HYPERLINK("mailto:" & B2 & "?subject=" & F2 & " & body=" & G2, "Send Email"))

kết quả hyperlink-06

Hoặc nếu Anh C đạt và vượt qua yêu cầu ban đầu thì Anh C cũng sẽ nhận một văn bản có thể khác như sau:  

=IF(E4 = "", HYPERLINK("mailto:" & B4 & " ?subject&body = Bạn đã vượt qua chỉ tiêu đề ra 6000. Mức vượt là 500!", "Send Email"), HYPERLINK("mailto:" & B4 & "?subject=" & F4 & " & body=" & G4, "Send Email"))

kết quả hyperlink 07

Hàm HYPERLINK có cấu trúc như sau:

HYPERLINK (link_location, [Friendly_name])

  • Link_location - bắt buộc . Đây có thể là đường dẫn và tên tệp đến tài liệu sẽ được mở, đường dẫn quy ước đặt tên chung (UNC) trên máy chủ hoặc đường dẫn Bộ định vị tài nguyên thống nhất (URL) trên Internet hoặc mạng nội bộ.
  • Friendly_name - tùy chọn . Văn bản nhảy hoặc giá trị được hiển thị trong ô. Friendly_name được hiển thị bằng phông chữ màu xanh được gạch chân. Nếu không được xác định, ô sẽ hiển thị link_location dưới dạng văn bản nhảy.

Hàm HYPERLINK yêu cầu cú pháp đặc biệt khi tạo siêu liên kết email và Excel không chính xác trong khi tạo dạng siêu liên kết này.

Hãy bắt đầu với một ví dụ nhỏ hơn.

ví dụ hyperlink 08

Chúng tôi có một danh sách các địa chỉ email và chúng tôi muốn tạo các siêu liên kết động thủ công.

Nếu chúng tôi thực hiện điều này theo cách truyền thống, chúng tôi có thể nhấp chuột phải vào một ô và chọn Liên kết .

chọn liên hết hyperlink 09

Trong hộp thoại Insert Hyperlink , chúng tôi chọn tùy chọn E-Mail Address từ "Link to:” Cột bên trái. Từ đây, chúng ta có thể nhập địa chỉ email vào “E-mail address:” .

Nhược điểm của phương pháp này là chúng ta không thể đặt các tham chiếu ô trong địa chỉ E-mail:

hyperlink 10

Nếu chúng tôi nhập địa chỉ email hợp lệ, hãy chú ý cách Excel tự động thêm cú pháp đặc biệt mailto: vào địa chỉ email.

hyperlink 11

Nếu chúng ta thêm văn bản vào trường Subject: Dòng , Excel sẽ lại chèn cú pháp đặc biệt dưới dạng ?subject= vào văn bản của chúng tôi.

hyperlink 12

Đây là cú pháp đặc biệt mà chúng ta cần tạo thủ công trong công thức của mình.

Nếu chúng ta có hàng trăm địa chỉ email, sẽ mất rất nhiều thời gian để tạo từng hypelink riêng lẻ.

Chúng tôi bắt đầu với cú pháp đặc biệt và công thức xuất hiện như sau:

hyperlink 14

Khi chúng ta nhấp vào siêu liên kết, chúng ta sẽ thấy cửa sổ thông báo sau.

hyperlink 15

Chúng tôi thấy địa chỉ email đã được đặt trong trường To.

Thêm một dòng chủ đề

Chúng ta có thể nhập dòng chủ đề trực tiếp vào công thức HYPERLINK hoặc chúng ta có thể làm cho dòng chủ đề động.

Chúng tôi sẽ đặt một số văn bản trong ô B1 có nội dung: "Hello các bạn".

hyperlink 16

Chúng ta cần sử dụng "&" để ghép nối tham chiếu ô B1 với đối số “mailto”: &B5 hiện có

Tiếp theo, chúng ta ghép "&" tham chiếu ô "B1" vào dòng chủ đề.

"?Subject ="&B1

Công thức cập nhật xuất hiện như sau:

=HYPERLINK("mailto:" & B5 & "?Subject=" & B1, "Send email")

hyperlink 17

Khi chúng ta nhấp vào siêu liên kết, chúng ta sẽ thấy cửa sổ thông báo sau.

hyperlink 18

Chúng tôi thấy địa chỉ email đã được đặt trong trường To và dòng Subject đã được điền vào văn bản từ ô B1 .

Thêm người nhận CC

Nếu chúng tôi luôn muốn ông chủ của mình gửi CC trên tất cả các email, chúng tôi có thể thêm một tham chiếu đến ô B2 chứa địa chỉ email của ông chủ của chúng tôi.

hyperlink 19

Để cập nhật công thức HYPERLINK, chúng tôi sẽ thêm phần sau vào đối số Link_location của chúng tôi:

& "&cc=" & $B$2

Công thức cập nhật xuất hiện như sau:

=HYPERLINK("mailto:" & B5 & "?Subject=" & $B$1 & "&cc=" & $B$2, "Send email")

hyperlink 20

Khi chúng ta nhấp vào siêu liên kết, chúng ta sẽ thấy cửa sổ thông báo sau.

hyperlink 21

Chúng tôi thấy địa chỉ email đã được đặt trong trường To , dòng Subject đã được điền vào văn bản từ ô B1 và trường CC đã được thêm với địa chỉ email của ông chủ từ ô B2 .

Thêm nội dung

Nếu chúng tôi luôn muốn bao gồm một thông báo trong phần body text của tất cả các email, chúng tôi có thể thêm một tham chiếu đến ô B3 có chứa thông báo sẽ xuất hiện trong phần body text của email.

hyperlink 22

Để cập nhật công thức HYPERLINK, chúng tôi sẽ thêm phần sau vào đối số Link_location của chúng tôi :

& "&body=" & $B$3

Công thức cập nhật xuất hiện như sau:

=HYPERLINK("mailto:" & B5 & "?Subject=" & $B$1 & "&cc=" & $B$2 & "&body=" & $B$3, "Send email")

hyperlink 23

Khi chúng ta nhấp vào siêu liên kết, chúng ta sẽ thấy cửa sổ thông báo sau.

hyperlink 24

Chúng tôi thấy email được cập nhật với thông báo từ ô B3 trong phần Body text của email.

hyperlink 13

Thời gian sản xuất hàng loạt

Nếu chúng tôi điền công thức xuống cột, chúng tôi có thể nhấp vào bất kỳ công thức HYPERLINK mới nào và tạo một thông báo tùy chỉnh cho người dùng đã chọn của chúng tôi.

hyperlink 25

Bằng cách thay đổi dòng subject body text, chúng tôi có thể tạo email rất năng động dựa trên nhiều tình huống khác nhau.

Lời cảnh báo

Một vấn đề cần lưu ý là giới hạn ký tự công thức là 255 ký tự.

Điều này có nghĩa là bạn không thể viết một email rất dài hoặc bao gồm quá nhiều người nhận. Một cách để tối ưu hóa công thức là giữ [friendly name] càng ngắn càng tốt.


 

CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY

vote data
0989.717.035
ZALO CHAT
TOP