Cách Tạo Form Nhập Dữ Liệu Tự Động Trong Excel
Cập nhật mới nhất ngày 01 tháng 07 năm 2022: Nếu các bạn đã từng sử dụng Access để xây dựng 1 CSDL (Cơ sở dữ liệu) hẳn các bạn đã từng sử dụng Form trong Access để nhập liệu nhanh và giao diện nhập liệu trực quan. Tương tự như vậy, ta cũng sẽ có cách để nhập liệu trong Excel tương tự với Access so với cách truyền thống nhập cho từng ô. Bài viết sẽ hướng dẫn các bạn tạo Form trong Excel để nhập liệu tự động đơn giản nhất.
NỘI DUNG
Cách tạo các điều kiện ban đầu cho Form nhập liệu
Đầu tiên các bạn hãy vào link sau để tải file Excel về thực hành:
Video hướng dẫn chi tiết
Để bắt đầu thực hành các bạn mở file Excel vừa tải về nó sẽ có 3 sheet cụ thể như sau:
Chú ý:
+) Nếu các bạn tạo mới thì nhớ lưu file với đuôi là .xlsb còn nếu lưu file bình thường với đuôi .xls thì sẽ mất code VBA (các bạn sẽ phải code lại).
+) Vào menu File -> Options -> Customize Ribbon -> Customize the Ribbon -> Developer -> OK để mở chế độ VBA.
Tiếp theo, các bạn vào sheet danh sách. Ở ô C1 và C2 các bạn gộp vào (click vào Merge & Center để gộp) và gõ "số thí sinh", còn ô D1 và D2 gộp lại và gõ =COUNTA(B:B)-1 vì dùng để đếm số thí sinh, B:B là chọn hết cột B.
Các bạn mở lại sheet Form và kẻ khung viền cho bảng. Tiếp theo các bạn sẽ gõ hàm =ISBLANK(C4) ở ô E4 để kiểm tra xem ô C4 đã nhập gì chưa. Hàm trả về TRUE nếu chưa nhập dữ liệu, FALSE nếu đã nhập dữ liệu rồi.
Tiếp tục:
+) trong ô E5, gõ =LEN(C5)<10 để tạo điều kiện nhập số điện thoại >= 10 chữ số.
+) trong ô E6, gõ =ISNUMBER(C6)=FALSE tạo điều kiện nhập năm sinh với giá trị TRUE khi chưa nhập.
+) trong ô E7, gõ =OR(ISERROR(FIND("@",C7)),ISERROR(FIND(".",C7)),ISERROR(FIND(" ",C7))=FALSE), tuỳ khá dài nhưng nó tạo điều kiện là nhập vào email ở ô C7 không có dấu cách trong tên email, phải có "@" và ".".
+) để tạo list trong mục Trình độ, các bạn click vào ô C8 - trong menu Data -> Data Validation. Trong mục Allow -> List, còn trong mục Source, các bạn vào sheet dữ liệu trong cột Trình độ chọn hết dữ liệu từ B4 đến B7.
+) các mục Kinh nghiệm, Vị trí ứng tuyển các bạn làm tương tự. Có mũi tên như trong hình tức đã làm đúng.
+) còn mục Kỹ năng, trong ô C11 các bạn vào menu Developer -> Insert -> Checkbox (Form Control). Rồi các bạn vẽ ra 1 Checkbox và nhấn Ctrl+D để có 3 Checkbox và sửa tên như hình dưới (click phải chuột vào Checkbox -> Edit Text).
+) còn mục Giới tính thì các bạn vào menu Developer -> Insert -> Option Button (Form Control). Làm tương tụ như Kỹ năng.
Sau khi thực hiện xong các bước trên, ta cần list Trình độ ra. Các bạn gõ các mục Excel, English, Word lần lượt vào các ô H1 I1 J1 và trở lại mục Kỹ năng click phải chuột vào Checkbox Excel và chọn Format Control. Rồi thực hiện các bước như 3 hình dưới.
Khi các bạn click vào ô Excel thì khi click ô Control thì hiện TRUE, không click hiện FALSE.
Trong ô H3, các bạn gõ =COUNTIF(H2,TRUE) và làm tương tự như các ô English - Word. Nó sẽ trả về 1 nếu ô phía trên là TRUE và ngược lại. Hàm này đổi về 1 và 0 của TRUE và FALSE để dễ code VBA.
Đối với mục Giới tính, các bạn chọn 1 ô (ô G8 chẳng hạn) rồi gõ "Giới tính" và click chuột phải vào Checkbox Nam -> Format Control. Trong ô Cell link chọn ô C12 (có chứa Checkbox). Nam = 1 và Nữ = 2.
Trong ô H8, các bạn gõ =IF(C12=1,"Nam","Nữ") , bước này dùng để gán Nam - Nữ vào sheet Danh Sách.
Ngoài ra, các thí sinh trong File Excel không thể có email giống nhau được. Trong ô F7, gõ =COUNTIF('Danh Sách'IE:E,C7), trong đó cụm 'Danh Sách'IE:E là cột Địa chỉ email trong sheet Danh Sách.
Cách tạo các liên kết giữa các sheet để nhập liệu
Trong mục này, các bạn tạo 1 Shape làm nút Cập nhật dữ liệu (vào menu Insert -> Shapes) vào sheet Danh Sach.
Tiếp theo,các bạn nhấn Alt+F11 để mở VBA lên và tạo Module1 trong sheet1 (Form) và gõ các đoạn code sau cho chính xác:
Sau khi gõ code VBA xong ra màn hình chính Excel, click phải chuột vào nút Cập nhật dữ liệu và chọn Assign Macro -> nhập liệu -> OK.
Để thay các giá trị số 1 và 0 trong Trình Độ, các bạn bôi đen nguyên cụm cột Trình Độ rồi vào menu Home -> Conditional Formatting. Hộp thoại New Formatting Rule, trong Format Style -> Icon Sets và cài đặt giống trong hình dưới:
Cuối cùng, để tạo liên kết giữa các sheet qua Button, các bạn tạo các Shape tương tự như hình vẽ. Sau đó click phải chuột vào hình Shape -> Hyper Link và chọn đúng sheet muốn liên kết. Tương tự với liên kết từ sheet Danh Sách và sheet Dữ liệu liên kết ngược lại với Form.
Cách sử dụng Form vừa tạo
Các bạn nhập liệu bình thường và di chuyển qua lại giữa các sheet. Từ bài thực hành này, các bạn tự sáng tạo thêm các Form phục vụ công việc của mình.
Chúc các bạn thành công!!!
CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY
