Cách Tạo File Excel Quản Lý Bán Hàng Và Quản Lý Kho Hiệu Quả (Không VBA) Phần 2

>> Cách Tạo File Excel Quản Lý Bán Hàng Và Quản Lý Kho Hiệu Quả (Không VBA) Phần 1

Tải file Excel quản lý bán hàng và quản lý kho

Liên kết các sheet

Tại sheet Tổng Hợp chúng ta sẽ tạo hyperlink để khi click chuột vào mục Mua thì Excel sẽ chuyển sang sheet Mua. Đầu tiên chọn vào các textbox và icon đã tạo sau đó click chuột phải chọn vào Link.

Ở cửa sổ Insert Hyperlink bạn sẽ chọn vào mục Place in This Document, do là mục Mua nên mình sẽ link tới sheet Mua. Hoàn tất chọn OK.

Bạn cũng sẽ thực hiện hyperlink tương tự cho các mục Bán và mục Kho nhé. Do chỉ khác nhau đôi chút nên mình sẽ bỏ qua phần hướng dẫn chi tiết.

Tiếp theo tại sheet Mua mình sẽ tạo một button có chức năng quay lại sheet tổng hợp. Cách làm là truy cập thẻ Insert, chọn vào shape, bạn có thể lựa chọn hình có tên là Arrow: Left để minh họa cho trường hợp quay lại sheet (ấn phím Shift để vẽ nhé).

Để thêm chữ vào shape bạn sẽ click chuột phải chọn vào Edit Text. Thực hiện việc chỉnh sửa màu của shape tại thẻ Format (tham khảo hình dưới).

Để cho hình không dịch chuyển khi tạo thêm các hàng hoặc cột mới. Bạn sẽ click chuột phải chọn vào Size and Properties, tại cửa sổ Format Shape mục Properties bạn tích chọn vào Don’t move or size with cells.

Thực hiện tạo hyperlink cho button như đã được hướng dẫn ở trên, chỉ khác ở chỗ bạn sẽ chọn vào sheet Tổng Hợp ở mục Place in This Document.

Bây giờ chỉ cần Copy button vừa tạo sang các sheet Bán, Kho và DS Sản Phẩm để quay lại sheet Tổng Hợp một cách nhanh chóng.

Record Macro

Nếu muốn Record Macro thì các bạn cần phải có thẻ Developer. Bạn nào chưa hiện thẻ Developer thì có thể click chuột phải vào bất kỳ vị trí trên thanh Ribbon sau đó chọn vào Customize the Ribbon.

Tại cửa sổ Excel Options bạn sẽ tích chọn vào Developer tại mục Main Tabs, hoàn tất chọn OK.

Tiến hành nhập vào dữ liệu cho các mục mua hàng, sau đó vào thẻ Developer, chọn tiếp Record Macro.

Tại cửa sổ Record Macro bạn sẽ đổi tên tại Record Name, ví dụ mình sẽ đổi tên thành MuaHang. Hoàn tất chọn OK.

Những bước tiếp theo sẽ được Excel ghi lại nên bạn cần phải thực hiện CHÍNH XÁC những gì mình hướng dẫn nhé.

Đầu tiên bạn sẽ sang sheet Mua, sau đó chọn vào hàng bên dưới dòng tiêu đề, tiến hành click chuột phải chọn vào Insert.

Quay lại sheet Tổng Hợp để copy các dữ liệu vừa nhập vào với Ctrl + C.

Quay lại sheet Mua, chọn vào ô đầu tiên bên trái nằm ngay dưới tiêu đề, sau đó click chuột trái và chọn vào Paste Special.

Tại cửa sổ Paste Special bạn sẽ tích chọn vào Values và Transpose. Transpose có tác dụng chuyển đổi cách bố trí từ hàng dọc sang hàng ngang của dữ liệu.

Do vẫn chưa dán được hoàn toàn định dạng của ngày tháng nên bạn cần thực hiện lại lần nữa. Click chuột phải chọn Paste Special (tham khảo hình trên). Tại cửa sổ Paste Special bạn sẽ tích chọn vào Format và Transpose. Hoàn tất chọn OK.

Vẫn còn ô ở mục thành tiền chưa được định dạng sang kiểu giá trị nên bạn cần định dạng nó. Bằng cách vào thẻ Home, chọn vào Format Painter sau đó chọn vào ô F3 (ô chưa được định dạng kiểu giá trị).

Để tính thành tiền thì bạn sẽ nhập vào công thức =D3*E3. Trong đó D3 là ô thuộc trường số lượng, E3 chính là ô thuộc trường đơn giá. Hoàn tất ấn Enter.

Sau khi đã có được ô thành tiền bạn sẽ copy ô đó với Ctrl + C, kế tiếp click chuột phải chọn Paste Special (đã được hướng dẫn ở trên). Tại cửa sổ Paste Special bạn sẽ tích chọn vào mục Values. Hoàn tất chọn OK.

Nếu có xuất hiện lỗi thì bạn chọn Ignore Error như hình dưới cho mình nhé.

Cuối cùng quay lại sheet Tổng Hợp bạn sẽ xóa toàn bộ dữ liệu đã nhập với phím Delete. Truy cập vào thẻ Developer chọn vào Stop Recording.

Chọn vào mục Mua hàng sau đó click chuột phải chọn vào Assign Macro.

Tại cửa sổ Assign Macro bạn sẽ chọn vào tên mà bạn đã đặt cho Record Macro trước đó ( ví dụ ở đây sẽ là MuaHang)

Thực hiện tương tự cho việc mua hàng nhé, chúc bạn thành công.

Công thức quản lý kho hàng

Thực hiện việc tạo các mục tổng hợp để dễ dàng kho hàng, ví dụ mình sẽ tạo ba  mục là Tổng Tiền Mua, Tổng Tiền Bán và Lợi Nhuận (tham khảo hình).

Tổng tiền mua sẽ được tính bằng hàm SUM của cột Tổng giá mua, bạn sẽ nhập vào =SUM(D:D) trong đó D:D là cột chứa toàn bộ giá trị thuộc trường Tổng giá mua.

Thực hiện tương tự đối với Tổng Tiền Bán nhé. Đối với Lợi Nhuận sẽ được tính bằng cách lấy Tổng Tiền Bán trừ đi cho Tổng Tiền Mua. Bạn nhập vào công thức =C3-C2 trong đó C3 là ô giá trị Tổng Tiền Bán, C2 là ô giá trị của Tổng Tiền Mua.

Để tính tổng số lượng đã mua mình sẽ dùng hàm SUMIFS, mình đã có một bài viết chi tiết về cách sử dụng hàm SUMIFS bạn có thể tham khảo lại nhé. Bạn nhập vào công thức như sau để tính số lượng hàng đã mua =SUMIFS(Mua!D:D,Mua!C:C,Kho!B7). Trong đó Mua!D:D là cột Số Lượng tại sheet Mua, Mua!C:C là cột Sản Phẩm ở sheet Mua, Kho!B7 là ô sản phẩm muốn tính tổng số lượng.

Để tính Tổng giá mua bạn chỉ cần sử dụng lại công thức trên và thay cột D (cột số lượng) thành cột F (cột thành tiền) là hoàn tất. Công  thức như sau: =SUMIFS(Mua!F:F,Mua!C:C,Kho!B7), vì là tương tự như trên nên mình sẽ không giải thích thêm.

Đối với hai cột Số Lượng Bán và Tổng Giá Bán đều áp dụng công thức tương tự như tính Số Lượng Mua và Tổng Giá Mua nên mình sẽ bỏ qua. Còn với cột Còn Trong Kho sẽ được tính bằng cách lấy Số Lượng Mua trừ đi Số Lượng Bán. Bạn nhập vào công thức =C7-E7, trong đó C7 là ô thuộc trường Số Lượng Mua, E7 là ô thuộc trường Số Lượng Bán.

Tại sheet tổng hợp, để tránh trường hợp nhập vào số lượng bán hàng lớn hơn số lượng hàng còn trong kho mình sẽ ràng buộc thêm một điều kiện khi nhập vào số lượng. Bạn chọn ô thuộc mục số lượng ở phần Bán hàng sau đó truy cập vào thẻ Data, chọn Data Validation.

Tại mục Source bạn sử dụng hàm AND để vừa ràng buộc điều kiện nhập vào là số và vừa nhỏ hơn số lượng hàng trong kho: =AND(ISNUMBER(I13),I13<=VLOOKUP(I12,Kho!B:G,6,0))

Mình cũng đã có một bài viết về cách sử dụng hàm VLOOKUP và hàm AND, bạn có thể tìm kiếm trên trang nếu chưa rõ nhé.

Ở công thức trên I13 là ô cần kiểm tra có nhỏ hơn hàng còn trong kho không, I12 là Sản Phẩm muốn kiểm tra, Kho!B:G là toàn bộ cột tại sheet kho (thực hiện quét chọn từ cột B đến cột G).

Nhập 6 bởi vì đây là số thứ tự của cột Còn Trong Kho tính từ trái sang phải, do tìm gần chính xác nên mình sẽ nhập là 0.

Lưu file Excel

Bước cuối cùng cũng là bước quan trọng nhất, sau khi đã hoàn tất việc tạo file quản lý bán hàng và quản lý kho. Bạn sẽ vào thẻ File, chọn Save.

Kế tiếp bạn sẽ chọn vào Browse, sẽ hiện lên cửa sổ Save bạn lựa chọn lưu file dưới dạng Excel Macro – Enabled Workbook để lưu được các Record Macro trong File nhé. Hoàn tất chọn Save.

Như vậy mình đã hoàn tất hai phần của bài hướng dẫn tạo file Excel quản lý bán hàng và quản lý kho hiệu quả. Đây thực sự là một trong những chức năng tuyệt vời của Excel nếu bạn sử dụng được nó. Nếu muốn học thêm các bài học Excel miễn phí thì đừng ngại tìm kiếm trên website này nhé.

File kết quả của Cách Tạo File Excel Quản Lý Bán Hàng Và Quản Lý Kho

Tải file Excel quản lý bán hàng và quản lý kho

Video hướng dẫn