Cách Tạo File Excel Quản Lý Bán Hàng Và Quản Lý Kho Hiệu Quả (Không VBA) Phần 1

Thiết kế giao diện cho file quản lý bán hàng, quản lý kho

Tải file thực hành tại đây.

Đầu tiên bạn sẽ tô màu toàn bộ sheet hiện tại bằng cách chọn vào hình tam giác ở góc trên bên trái vùng dữ liệu. Sau đó vào thẻ Home chọn một màu theo ý thích của bạn tại Theme Colors.

Kế tiếp sẽ vẽ ba hình vuông tương ứng với ba chức năng quản lý mua, bán và kho. Bạn vào thẻ Insert, chọn vào mục Shape sau đó chọn vào hình Rectangle: Rounded Corners (giữ chuột trái để vẽ). 

Bạn sẽ thêm chữ cho hình chữ nhật vừa vẽ bằng cách click chuột phải chọn vào Edit Text. Sau khi đã chọn vào Edit Text bạn sẽ tiến hành nhập vào chức năng “mua” và điều chỉnh kích thước, vị trí cho phù hợp nhé (tham khảo hình).

Điều chỉnh màu sắc và đường viền của hình tại thẻ Format, nếu bạn muốn tô màu nền cho hình thì chọn vào mục Shape Fill. Muốn đổi đường viền của hình chọn vào mục Shape Outline sau đó chọn Weight tại thẻ Format.

Ấn tổ hợp phím Ctrl và phím D để nhân đôi hình vừa tạo, lần lượt thay đổi các chức năng còn lại cho hình (chức năng bán và kho). 

Bạn có thể trang trí thêm các icon để tăng thêm tính trực quan cho các chức năng quản lý nhé (mình đã chuẩn bị sẵn các hình bạn có thể tải chúng ở trên). Truy cập vào thẻ Insert, chọn vào Pictures sau đó lựa chọn This Device để trỏ đường dẫn đến các hình ảnh nhé.

Thực hiện gộp nhóm hai đối tượng hình và icon bằng cách ấn Ctrl để chọn nhiều đối tượng. Sau đó click chuột phải chọn vào Group để gộp nhóm.

Để căn chỉnh chính xác vị trí các đối tượng, đầu tiên bạn chọn vào cả ba đối tượng mua, bán và kho. Sau đó truy cập vào thẻ Format, chọn vào mục Align. Lần lượt chọn vào Align Top và Distribute Horizontally để căn chỉnh chính xác nhất.

Tiếp tục chọn cả ba đối tượng sau đó click chuột phải chọn vào Size and properties. Sẽ hiện ra cửa sổ Format Picture, tại mục Properties bạn sẽ chọn là Don’t move or size with cells. Đây là chức năng giúp cho bạn khi di chuyển độ rộng hoặc dài của cột mà vẫn giữ nguyên được kích thước của các hình.

Nhập vào tên các trường quản lý mua hàng và bán hàng. Ví dụ mình sẽ nhập các trường ngày mua/bán, sản phẩm, số lượng và đơn giá. Sẽ có các nút xác nhận mỗi khi nhập vào từng chức năng mua hoặc bán (tham khảo hình).

Bạn nên đổi tên của sheet hiện tại để sau này dễ dàng quản lý hơn, chỉ cần double click vào tên sheet là có thể đổi tên (ví dụ mình sẽ đổi tên thành Tong Hop). Thực hiện việc tạo thêm một sheet mới bằng cách chọn vào biểu tượng dấu cộng, chúng ta sẽ tạo ra một sheet mới thứ hai với tên gọi là “DS San Pham” dùng để lưu trữ các sản phẩm hiện có của cửa hàng. 

Một lưu ý rất quan trọng mà các bạn cần lưu ý khi thực hành là không được để dấu khi đặt tên cho các sheet. Do để thuận tiện trong việc gọi tên và minh họa trong bài viết nên mình đã để dấu. 

Mình sẽ có các danh mục sản phẩm lần lượt là sản phẩm 1, sản phẩm 2, sản phẩm 3 tại sheet DS Sản Phẩm.

Thực hiện quét chọn toàn bộ vùng dữ liệu vừa tạo sau đó ấn Ctrl + phím T để tạo Table. Mục đích của việc này là khi bạn thêm các sản phẩm mới thì danh sách sổ xuống sẽ tự động cập nhật dữ liệu mới. Bạn nhớ tích chọn vào My table has headers nhé.

Đổi tên của Table tại thẻ Design, chọn vào mục Table Name để đổi tên (ví dụ mình sẽ đổi tên thành “SP”).

Sau khi đã có các danh sách sản phẩm để mua, bạn quay lại sheet Tổng Hợp ban đầu để tạo danh sách xổ xuống cho mục Sản Phẩm. Đầu tiên chọn vào ô thuộc mục Sản Phẩm sau đó truy cập vào thẻ Data chọn vào mục Data validation.

Ở cửa sổ Data validation mục Allow bạn chọn là List, tại mục Source bạn sẽ nhập vào công thức =INDIRECT("SP"). Trong đó SP là tên của table ở sheet DS Sản Phẩm (tham khảo hình).

Sau khi đã hoàn tất việc tạo danh sách xổ xuống cho mục Sản Phẩm ở phần mua hàng, bạn sẽ Copy danh sách sổ xuống này sang cho phần bán hàng. Cách làm là chọn vào ô danh sách sổ xuống và ấn tổ hợp phím Ctrl + C. Sau đó sang mục Sản Phẩm tại Bán Hàng và ấn Ctrl + V.

Tiếp theo mình sẽ ràng buộc người dùng chỉ được phép nhập vào kiểu dữ liệu số cho các mục còn lại. Cách làm là chọn vào mục cần ràng buộc sau đó vào thẻ Data chọn Data Validation.

Tại cửa sổ Data Validation, mục Allow bạn chọn là Custom, mục Source bạn sẽ nhập vào công thức =isnumber(D11) trong đó D11 là ô cần ràng buộc điều kiện. Sẽ xuất hiện thông báo như hình dưới nếu bạn nhập vào là text.

Thực hiện copy ràng buộc điều kiện nhập vào cho các ô còn lại bằng cách ấn Ctrl + C. Sau đó dán với tổ hợp phím Ctrl + V (Tham khảo hướng dẫn ở trên).

Tạo các sheet quản lý

Tiếp tục tạo ra ba sheet mới lần lượt với các tên Mua, Bán và Kho. Bằng cách chọn vào biểu tượng dấu cộng để tạo sheet và double click để thay đổi tên.

Tại sheet Tổng Hợp bạn sẽ copy các danh mục Ngày mua, Sản Phẩm, Số Lượng và Đơn Giá bằng cách ấn Ctrl + C. Sau đó sang sheet Mua click chuột phải chọn vào kiểu dán Transpose (đây là kiểu dán cho phép thay đổi định dạng từ dọc sang ngang).

Tạo thêm một cột mới với tên là Thành Tiền sau khi đã copy. Thực hiện quét chọn như hình dưới và ấn Ctrl + T để tạo ra một table (nhớ chọn vào My table has headers nhé). Đổi tên table tại Table Name (ví dụ Table_Mua).

Copy table vừa tạo với Ctrl + C sau đó sang sheet Bán chọn vào một ô và Enter để dán.

Đổi tên cho table ở sheet Bán bằng cách chọn vào table sau đó truy cập vào thẻ Design, ví dụ mình sẽ đổi tên thành Table_Bán.

Lần lượt tạo ra các danh mục ở sheet Kho với tên gọi là Sản Phẩm, Số Lượng Mua, Tổng Giá Mua, Số Lượng Bán, Tổng Giá Bán và Còn Trong Kho.

Ở sheet Kho bạn chọn vào một ô tại mục Sản Phẩm sau đó gõ = sau đó sang sheet DS Sản Phẩm chọn vào một sản phẩm và ấn Enter. Mục đích của việc này là khi bạn thêm vào sản phẩm mới thì sản phẩm đó sẽ được cập nhật vào trong danh mục Sản Phẩm tại sheet kho.

Bạn sẽ chọn vào góc dưới bên phải của ô vừa thực hiện công thức, sau đó giữ chuột vào kéo để áp dụng công thức cho các ô bên dưới.

Mình sẽ tạm kết phần một của bài học tự tạo file Excel quản lý bán hàng và quản lý kho hiệu quả (không VBA) tại đây. Hãy đón chờ phần tiếp theo với những công thức đầy mới mẻ nhé.

Video hướng dẫn

>> Cách Tạo File Excel Quản Lý Bán Hàng Và Quản Lý Kho Hiệu Quả (Không VBA) Phần 2