Cách Tạo Checkbox Đơn Giản Kết Hợp Conditional Formatting Trong Excel

Video hướng dẫn

Hiển thị thẻ Developer và chèn checkbox

Thông thường thì thẻ Developer sẽ không mặc định hiển thị ở trên cùng giống như các thẻ thông dụng khác như Home, Insert,… Vậy nên để hiển thị thẻ này, các bạn hãy ấn chuột phải vào thanh ribbon rồi chọn Customize the Ribbon.

Sau đó thì hộp thoại Excel Options sẽ hiện lên. Các bạn nhìn ngay qua bên phải sẽ thấy ô Developer chưa được chọn, các bạn ấn chọn ô đó rồi ấn OK. Lúc này thì các bạn sẽ thấy thẻ Developer ngay trên cùng.

Để chèn một ô checkbox trong Excel, ở thẻ Developer các bạn chọn Insert rồi chọn Check Box (Form Control). Các bạn lưu ý thao tác tiếp theo các bạn giữ chuột trái rồi kéo để điều chỉnh kích thước ô checkbox. Mặc định khi vừa được tạo thì bên phải ô checkbox sẽ kèm tên bên phải, để xóa các bạn ấn chọn vào tên ô rồi ấn xóa như văn bản bình thường.

Tính tổng số lượng và tổng doanh thu theo điều kiện

Trước tiên chúng ta phải tùy chỉnh cho máy hiểu là khi ấn chọn ô checkbox thì giá trị sẽ là true và ngược lại là false. Đầu tiên các bạn ấn chuột phải vào ô checkbox rồi chọn Format Control.

Tiếp theo trong hộp thoại Format Control vừa hiện lên, ở mục Cell Link các bạn chọn ô hiện tại đang chứa checkbox trong sheet. Ví dụ mình bỏ checkbox vào ô B3 thì ở bước này mình sẽ ấn vào ô B3 sau đó ấn OK để lưu. Tương tự các bạn cũng làm với các ô checkbox còn lại phía bên dưới nhé.

Để tính tổng doanh thu theo điều kiện, trong trường hợp này sử dụng hàm SUMIFS sẽ tối ưu nhất. Các tham số trong hàm này bao gồm vùng giá trị, vùng điều kiện và điều kiện. Lần lượt các tham số kia sẽ ứng với cột doanh thu, cột check box còn điều kiện là TRUE, nghĩa là khi ô checkbox được chọn thì mới cộng thêm vào tổng.

Còn đối với việc tính tổng số lượng theo điều kiện, các bạn hãy sử dụng hàm COUNTIFS. Hàm này thì chỉ có hai tham số bao gồm vùng đếm và điều kiện. Ở đây vùng đếm sẽ là cột checkbox còn điều kiện là TRUE, nghĩa là khi một ô được chọn thì số lượng sẽ tăng lên một và nếu bỏ chọn thì số lượng sẽ trừ đi một.

Sau khi đã tính toán được những số liệu cần thiết, việc tiếp theo các bạn cần làm là xóa đi giá trị nằm phía sau ô checkbox (khi đang được chọn thì phía sau ô checkbox sẽ có chữ TRUE và khi không được chọn thì sẽ có chữ FALSE) để phần giao diện nhìn đẹp hơn. Để thực hiện thao tác này đầu tiên các bạn chọn cột chứa checkbox rồi ấn tổ hợp phím Ctrl + 1.

Lúc này thì hộp thoại Format Cells sẽ hiện lên. Ở mục Category các bạn chọn Custom rồi ở mục Type các bạn nhập ba dấu chấm phẩy (“;;;”) rồi ấn nút OK bên dưới. Thao tác này có mục đích nhằm ẩn tất cả dữ liệu hiện có trong ô đó.

Thêm màu cho cả hàng khi ô checkbox được chọn

Để khiến cho phần nội dung trở nên bắt mắt hơn, tiếp theo chúng ta sẽ tùy chỉnh sao cho khi ô checkbox được chọn thì cả hàng chứa ô checkbox đó sẽ đổi thành một màu khác. Đầu tiên, các bạn cần chọn tất cả vùng dữ liệu, sau đó ở thẻ Data chọn Conditional Formatting rồi chọn New Rule.

Khi hộp thoại New Formatting Rule hiện lên, các bạn ấn chọn Use a formula to determine which cells to format. Ở ô input bên dưới các bạn ấn dấu “=” rồi chọn ô đầu tiên chứa checkbox (ở ví dụ hiện tại là ô B3) rồi ấn F4 hai lần. Sau đó các bạn nhập thêm “=TRUE” rồi ấn nút Format để tùy chỉnh định dạng sẽ thay đổi khi thỏa mãn điều kiện vừa nhập phía trên..

Ở hộp thoại Format Cells, các bạn chọn tab Fill rồi chọn một màu ưng ý trong phần Background Color để làm màu nền cho cả hàng khi ô checkbox được chọn. Sau khi chọn xong các bạn ấn nút OK để lưu.