Cách trộn thư hàng loạt trong Word 2013/2016/2019 sử dụng mail merge

Sử dụng tính năng mail merge trong Word để tự động trộn thư mời là cách làm hiệu quả nhất so với cách truyền thống gõ nội dung từng thư mời, dễ sai sót, gặp lỗi. Bài viết sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng mail merge trong Word hiệu quả nhất với các phiên bản Word 2013/2016/2019.

Do các phiên bản 2013/2016/2019 có giao diện khá tương đồng nhau, nên bài viết sử dụng phiên bản mới nhất là Word 2019 để hướng dẫn, các phiên bản 2013/2016 thực hiện tương tự. Trong bài thực hành này sử dụng 1 file Word chứa nội dung thư mời và 1 file Excel để chứa danh sách những người được mời (version 2019).

Giới thiệu sơ lược về tính năng Mail Merge trong Word

Mail Merge là một tính năng có sẵn trong Microsoft từ những phiên bản rất lâu từ version 2003 đến version 2019 bây giờ. Tính năng này đã giúp cho công việc soạn thảo văn bản để gửi thư mời được rút ngắn đi đáng kể, từ việc nhập họ tên thủ công của những người cần mời đến việc tự động điền tên những ai được mời làm cho tính năng này được nhiều người rất thích.

Bạn chỉ cần 1 file Word chứa nội dung thư mời làm cái khung và 1 file chứa danh sách những người được mời (đơn cử file Excel), dữ liệu trong danh sách trong Excel sẽ được điền 1 cách tự động. Các bạn đọc phần bên dưới để biết cách làm.

Các bước thực hiện trộn thư mời Mail Merge

Video hướng dẫn

 

Bước 1: Các bạn mở file Word chứa nội dung thư mời, rồi click tiếp vào menu Mailings.

mở menu Mailings

Bước 2: Các bạn click chọn vào biểu Start Mail Merge rồi chọn tiếp Step by Step Mail Merge Wizard.

Click chọn Step by step mail merge wizard trong Start Mail Merge

Bước 3: Trong hộp thoại Mail Merge, các bạn click vào Next: Starting document trong mục Step 1 of 6 để bắt đầu quá trình trộn thư mời.

Bước step 1 of 6

Bước 4: Tại câu hỏi How do you want to set up your letters?, các bạn tích vào ô Use the current document. Rồi sau đó, các bạn click chuột vào Next: Select recipients.

Bước step 2 of 6

Bước 5: Trong mục Select recipients, các bạn tích vào Use an existing list. Còn trong mục Use an existing list, các bạn click vào Browse để mở file Excel chứa danh sách cần mời.

Bước step 3 of 6

Bước 6: Chọn đúng file Excel cần sử dụng rồi click Open.

Mở file Excel chứa danh sách cần mời

Bước 7: Hộp thoại Select Table hiện ra, các bạn chọn vào sheet chứa dữ liệu cần sử dụng (trong bài file Excel chỉ chứa 1 sheet) rồi click chọn OK.

Hộp thoại Select Table

Bước 8: Trong giao diện Mail Merge Recipients, các bạn lựa chọn đối tượng cần mời hoặc chọn hết rồi click OK.

Hộp thoại Mail Merge Recipients

Bước 9: Bước này các bạn cần đặt con trỏ văn bản vào vị trí cần chèn thông tin, rồi vào Insert Merge Field chọn đúng trường dữ liệu cần chèn vào.

Insert merge fields bổ sung thêm trường dữ liệu Excel vào Word

Bước 10: Sau khi chèn xong, các bạn click vào Preview Results để xem kết quả.

Preview Results

Bước 11: Các bạn click vào mũi tên như trong hình vẽ để xem các phiếu mời.

Xem nội dung các thư mời

Bước 12: Bước cuối này, các bạn click chuột vào Finish & Merge và chọn 1 trong 3 tuỳ chọn sau:

  • Edit Individual Documents: Chỉnh sửa tài liệu cá nhân.
  • Print Documents: In tài liệu.
  • Sent E-mail Masages: Gửi qua email.

Kết thúc trộn thư

Lưu ý: Trong file Excel chỉ nên chứa nội dung cần trộn, trong dòng đầu tiên trong Excel chỉ có chứa tiêu đề các trường không chứa dòng trống phía trên để việc trộn thư diễn ra hiệu quả hơn.

Lời kết

Mọi ý kiến đóng góp xin vui lòng để lại bên dưới. Chúc các bạn thành công!!!

CHO ĐIỂM BÀI VIẾT NÀY

vote data

Bình luận bài viết

  • Bởi: TUYET 2 tháng trước

    trong sheet nguồn trộn dữ liệu có số lượng cần trộn lớn, mà nhiều dòng trống kg dùng đến vẫn hiện trong quá trình chọn , làm cách nào để chỉ chọn những dòng cần thiết và bỏ qua các dòng không có dữ liệu một cách nhanh chóng không? vì trộn dữ liệu mặc nhiên chọn luôn những dòng trống trong sheet cần trộn dữ liệu.

0989.717.035
ZALO CHAT
TOP