Cách Tạo Thẻ Nhân Viên Kèm Hình Ảnh Hàng Loạt Trong Word

Video hướng dẫn

Nhập đường dẫn ảnh vào file Excel

Bạn có thể tải file thực hành tại đây.

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin của nhân viên, để chèn đường dẫn đến hình ảnh, ở thẻ Insert các bạn chọn Link rồi chọn Insert Link.

Lúc này thì hộp thoại Insert Hyperlink sẽ hiện ra. Các bạn di chuyển đến thư mục chứa những hình ảnh của nhân viên, sau đó chọn và ấn OK. Các bạn nên lưu tên file hình ảnh dễ nhớ để sau này có thể dễ dàng tìm hình ảnh ứng với từng nhân viên. Làm tương tự với hình ảnh của các nhân viên bên dưới.

Mặc dù đã chèn được đúng đường dẫn nhưng lúc này chúng ta vẫn cần phải thay đổi dấu “\” bằng dấu “\\” để đúng định dạng đường dẫn trong Windows. Để thực hiện các bạn bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu chứa đường dẫn sau đó ấn Ctrl + H trên bàn phím. Ở hộp thoại xuất hiện, các bạn nhập “\” ở phần Find what và nhập “\\” ở phần Replace with. Sau khi hoàn tất các bạn ấn Replace All ở bên dưới để tiến hành thay đổi toàn bộ. Lúc này thì phần dữ liệu trên file Excel của chúng ta đã hoàn tất, hãy chuyển qua file Word để làm những bước tiếp theo.

Tạo thẻ nhân viên trong Word

Đầu tiên chúng ta sẽ tạo bảng bằng cách ở thẻ Insert chọn Table, ở vùng bên dưới chúng ta sẽ chọn số cột và số dòng phù hợp. Ở bài hướng dẫn mình có 8 nhân viên nên sẽ chọn 4 dòng và 2 cột.

Sau khi đã có bảng, các bạn nhấn chọn rồi chọn thẻ Layout. Tại đây ở phần Height, các bạn tăng độ cao của một ô để có thể chứa hết những dữ liệu cần thiết của một nhân viên.

Tiếp theo, ở ô đầu tiên các bạn nhập một số trường như “Họ Tên”, “Mã NV”, “Đơn Vị”. Sau đó ở thẻ Insert chọn Table rồi chọn Draw Table để vẽ một khung chứa hình ảnh của nhân viên.

Bước kế tiếp, chúng ta sẽ tiến hành kết nối với dữ liệu mà chúng ta đã có ở file Excel phía trên. Ở thẻ Mailings các bạn chọn Select Recipients rồi chọn Use an Existing List.

Ở hộp thoại Select Table hiện ra, hệ thống sẽ hỏi chúng ta muốn sử dụng Sheet nào trong file Excel vừa chọn. Hiện chúng ta chỉ sử dụng 1 Sheet nên các bạn chỉ cần ấn OK là được.

Bây giờ các ấn con trỏ chuột vào sau phần “Mã NV” vừa nhập ban nãy, ở thẻ Mailings chọn Insert Merge Field và chọn trường tương ứng là “Mã_NV”. Sau đó các bạn làm tương tự với “Họ Tên” và “Đơn Vị”.

Với hình ảnh thì sẽ phức tạp hơn một chút. Đầu tiên các bạn ấn vào phía trong phần khung chứa hình ảnh và ấn nút F9 trên bàn phím, lúc này trong khung sẽ hiện ra một cặp ngoặc nhọn “{ }”. Trong đó các bạn nhập chính xác nội dung như sau INCLUDEPICTURE “. Các bạn lưu ý sau khi viết chữ xong các bạn phải cách ra 1 kí tự rồi nhập dấu ngoặc kép. Tiếp theo ở thẻ Mailings chọn Insert Merge Field rồi chọn “Hình_Ảnh”.

Tiếp theo, chúng ta sẽ tạo một Label. Vẫn ở thẻ Mailings các bạn chọn Start Mail Merge rồi chọn Labels. Sau đó hộp thoại Label Options sẽ hiện ra, các bạn không cần thao tác gì cả và chỉ cần ấn Cancel thôi.

Sau khi đã tạo label xong, các bạn ấn Update Labels tại thẻ Mailings để các ô còn lại trong bảng nhận định dạng giống như ô đầu tiên chúng ta làm nãy giờ.

Để tiến hành nhận dữ liệu, ở thẻ Mailings các bạn chọn Finish & Merge rồi chọn Edit Individual Documents. Lúc này sẽ có hộp thoại mới hiện ra, các bạn chọn mục All rồi ấn OK.

Thao tác xong thì các thông tin như họ tên, mã nhân viên, đơn vị đều đã lấy được tuy nhiên vẫn chưa có hình ảnh. Các bạn có thể ấn Ctrl + A hoặc chọn toàn bộ bảng như hình bên dưới, sau đó ấn F9 là hình ảnh sẽ hiển thị ra. Chúc các bạn thực hành tốt!